Une approche à l'emporte-pièce de la planification d'un événement professionnel peut permettre de faire le travail, mais il est fort probable qu'elle ne le fera pas de manière efficace. Si vous voulez que votre prochain événement professionnel soit un succès, vous devez sortir des sentiers battus. Plus important encore, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour vous assurer que votre événement est engageant. Un événement professionnel engageant permet non seulement de maintenir l'intérêt des participants, mais aussi de les faire penser à votre entreprise et au message de votre événement longtemps après la fin de la journée. Vous devez donc non seulement créer un événement auquel les gens assisteront, mais aussi un événement qui les fera réfléchir longtemps après. Voici trois moyens infaillibles de créer un événement professionnel captivant :
1. Susciter l'intérêt des invités en utilisant les cinq sens
Votre événement professionnel doit être positif. Et parfois, le meilleur moyen d'avoir un impact maximal est d'être subtil. Vos invités doivent ressentir quelque chose de vraiment bon sans savoir exactement pourquoi, et c'est en tirant parti des cinq sens que vous y parviendrez. Voici ce qu'il faut faire :
-
- La vue
La composante visuelle de la conception d'un événement peut sembler évidente, mais vous devriez essayer de créer un sentiment d'émerveillement lorsque les participants arrivent pour la première fois à votre événement. Il peut s'agir du lieu lui-même ou de la manière dont il est décoré. Apple, par exemple, a organisé son événement de lancement de l'iPhone X sur son nouveau campus au style de vaisseau spatial. Non seulement les participants étaient ravis de découvrir le nouvel iPhone, mais ils ont également eu un premier aperçu du campus. Le lancement proprement dit s'est déroulé dans le Steve Jobs Theater. Les participants ont d'abord dû emprunter un ascenseur en verre, puis passer devant le plus grand panneau de verre incurvé du monde avant d'entrer dans le théâtre. Apple a mis en place une scène visuelle parfaite pour annoncer son dernier produit. L'emplacement impressionnant a permis aux participants de savoir qu'Apple était le leader en matière de technologie, et cet événement de lancement a été l'un des plus réussis de l'histoire de l'entreprise. - Sonorité
Il est essentiel que les participants à votre événement entendent votre message, et il existe de nombreuses façons d'y parvenir. Tout d'abord, assurez-vous que le système de sonorisation est facilement contrôlable et que la musique est bien choisie. Testez le système de sonorisation pour vous assurer que vous êtes à l'aise avec le niveau sonore et les éventuels échos. Mais il ne s'agit pas d'une simple vérification du son. Un symposium réussi a commencé la journée par un poème, lu de façon théâtrale par un poète renommé et un auteur de livres pour enfants. Ce poème a non seulement attiré l'attention des participants, mais il a également planté le décor pour toute la journée. Lors de sa conférence annuelle des utilisateurs en 2015, Salesforce a présenté Stevie Wonder, les Foo Fighters, les Killers et Gary Clark Jr, créant ainsi une expérience incroyable pour ses participants. Même si un poème n'est peut-être pas le meilleur moyen de transmettre votre message et que les groupes de rock célèbres ne font peut-être pas partie de votre budget, il y a toujours un moyen d'intégrer le sens du son. Une fois que vous avez compris votre public et le message que vous souhaitez faire passer, vous pouvez vraiment attirer l'attention de vos invités et leur offrir un événement amusant et mémorable grâce à l'utilisation du son à différents moments de votre événement. - Le goût
C'est le sens le plus facile à exploiter. Presque tous les événements impliquent de la nourriture et des boissons, mais lorsque vous débattez de vos options, pensez à la façon dont vous pouvez faire passer votre message de manière créative par le biais du menu. Un symposium sur le chocolat a évidemment servi du chocolat à tous les invités. Une autre société de développement, qui célébrait l'achèvement d'un projet de construction, a pu faire passer son message en créant une "zone de construction" pour ses invités. Des serveurs vêtus de combinaisons de chantier ont servi des camions Tonka avec des canapés, des bâtonnets de fromage dans des tuyaux d'évacuation, de la salade de fruits dans une bétonnière, et il y avait une station de ravitaillement en carburant pour les boissons. Plus vous serez créatif dans votre présentation, plus votre événement sera mémorable. - L'odorat
Bien qu'il s'agisse de l'un des sens les plus difficiles à mettre en œuvre, il est extrêmement important, car l'odorat suscite des réactions émotionnelles très fortes et est le sens le plus étroitement lié à la mémoire. Dans le cas du symposium sur le chocolat, les étalages de chocolat étaient faciles à mettre en place et permettaient aux participants de s'immerger totalement. Pour d'autres événements dont le lien avec l'odorat n'est pas aussi évident, vous pouvez travailler avec une entreprise qui conçoit des parfums sur mesure pour les événements. Votre entreprise peut soit créer son propre parfum qui sera utilisé à chaque événement, soit créer un parfum pour chaque événement individuel, reflétant le thème de l'événement. Vous souhaitez communiquer avec vos clients avec un parfum de plage ou un arôme plus masculin et boisé ? Tout cela est réalisable et créera un événement mémorable pour vos invités. - Le toucher.
Bien qu'il soit presque toujours négligé, le toucher est tout aussi important. Selon des recherches menées par l'université de Californie à Berkeley, le toucher est le moyen d'expression émotionnelle le plus riche, et les messages dérivés de la sensation du toucher peuvent entraîner des changements clairs et presque immédiats dans la façon dont les gens pensent et se comportent. Comment intégrer le toucher à votre événement ? Des meubles confortables installés pendant les pauses permettront à vos participants d'échanger avec les autres, et certaines entreprises ont même apporté des tables de ping-pong, des murs d'escalade, des balles de stabilité, des fauteuils à bascule, des poufs, de la pâte à modeler et des marqueurs de couleur pour leurs événements respectifs, dans le but de mettre leurs invités à l'aise et de les inciter à s'impliquer.
- La vue
En faisant appel à ces cinq sens lors de l'organisation de votre événement, vous disposez de moyens subtils pour vous assurer que vos invités se sentent à l'aise et qu'ils s'investissent à tous les niveaux. Bien que ces détails puissent sembler insignifiants, ils sont extrêmement importants dans le grand schéma des choses. Si vos participants sont à l'aise et détendus, ils seront ouverts et capables de recevoir vos idées d'événements d'affaires.
2. Mettre les gens en contact - en personne et sur les médias sociaux
Vous voulez mettre les gens en contact non seulement avec votre entreprise, mais aussi les uns avec les autres. Commencez par faire bouger les choses sur les médias sociaux. Publiez votre événement sur Facebook, Instagram et Twitter, et identifiez vos participants. Ensuite, faites la promotion de l'événement en rencontrant les participants et en leur proposant de se connecter à l'avance. Enfin, faites en sorte qu'il soit facile pour vos invités de se connecter avant, pendant et après votre événement professionnel. Utilisez des badges pour que les invités se souviennent le plus facilement possible les uns des autres. Préparez une feuille d'inscription pour que les coordonnées soient facilement accessibles. Prévoyez également un endroit où les participants pourront laisser leurs cartes de visite.
3. Racontez l'histoire de votre événement, de l'inscription à l'après-événement
De nombreux acteurs du marché des événements d'entreprise oublient que les gens se souviennent des histoires, pas des faits. Planifiez votre événement d'entreprise du début à la fin comme si vous racontiez une histoire étonnante et divertissante. Les invitations constituent votre introduction - c'est ainsi que vous plantez le décor de votre événement et que vous donnez à vos participants une idée de ce qui les attend. La zone d'inscription est la suivante. Veillez à ce qu'elle soit bien organisée et facile d'accès. Faites en sorte que le personnel soit amical, chaleureux, accueillant et serviable. Le corps de votre histoire se trouve dans l'événement lui-même. Si vous faites appel aux cinq sens de vos invités et que vous créez des liens entre les gens, vous avez fait le plus gros du travail. L'autre partie du travail consiste à s'assurer que tout est parfaitement exécuté. Un gestionnaire d'événements peut être extrêmement utile à cet égard. Le plus important est de veiller à ce que vos invités passent un bon moment et n'aient pas à s'inquiéter de la logistique dont vous êtes censé vous occuper. La conclusion de votre histoire intervient à la fin de l'événement. Veillez à ce que vos invités sachent quoi faire après l'événement pour rester en contact avec votre entreprise. C'est ainsi que votre événement peut réellement contribuer à la croissance de votre entreprise.
Le point de départ
En utilisant les cinq sens, en mettant les gens en contact et en racontant une histoire, votre prochain événement professionnel sera certainement captivant. Restez organisé et demandez de l'aide si vous en avez besoin. Nous sommes toujours disponibles pour une consultation individuelle. L'un de nos spécialistes travaillera avec vous pour en savoir plus sur votre entreprise et votre événement. Le plan parfait sera créé pour vous aider à atteindre tous vos objectifs. Pour faire de votre prochain événement un souvenir inoubliable, appelez-nous au 888-439-1403 ou cliquez ici pour plus d'informations.