L'organisation d'un événement n'a rien à voir avec l'organisation d'une fête ordinaire. La planification, le développement et l'organisation d'événements, qu'ils soient prestigieux ou privés, exigent beaucoup plus que cela. Tous les organisateurs d'événements souhaitent que l'événement soit couronné de succès à la fin de la soirée, mais cela n'est pas toujours facile à réaliser. Voici trois étapes essentielles à la création d'un événement réussi :
1. Fixer un but, des objectifs et un budget
Avant même de commencer à imaginer un thème pour l'événement, vous devez fixer des buts, des objectifs et, surtout, un budget qui englobe tous les paramètres de l'événement. Qu'espérez-vous obtenir de l'événement ? Essayez-vous de collecter de l'argent ? Un produit doit-il être mis en valeur ? Qu'est-ce qui fera de l'événement un succès aux yeux du client ? Le fait d'avoir un objectif en tête rendra la planification du reste de l'événement beaucoup plus facile.
Pourquoi est-il important de fixer un budget ? Tout d'abord, vous devez savoir où plafonner les dépenses. Vous pouvez encore accomplir beaucoup de choses avec un budget réduit, mais vous ne voulez pas organiser un événement qui ne correspondrait pas à ce que le client souhaite et à ce qu'il peut se permettre. Créez un budget par poste afin que chaque étape soit notée et que votre budget reste à sa juste valeur sans s'emballer.
2. Trouver un lieu et établir des contrats avec les fournisseurs
Tout le monde sait qu'il est impossible d'organiser une fête sans disposer d'un lieu pour accueillir tous les invités. Il en va de même pour les événements professionnels ou d'entreprise, qu'ils soient de petite ou de grande envergure. Trouver l'endroit idéal pour organiser un événement peut s'avérer difficile en fonction du thème général, du budget et de l'ambiance que vous souhaitez donner à l'événement. Pour une atmosphère plus huppée, le choix d'un lieu bien établi avec de grandes salles de bal évoquera le thème de l'opulence, tandis que les lancements de produits devraient être un peu plus engageants et interactifs. Une fois le lieu choisi, la planification de la conception peut véritablement commencer.
Une autre partie importante de l'organisation d'un événement est l'utilisation des contrats avec les fournisseurs. Une fois le lieu choisi, vous devrez commencer à élaborer un menu et à concevoir l'ensemble de l'espace de l'événement. Pour cela, vous devez faire appel à vos contacts en matière de restauration, d'éclairage, de musique et de DJ, de linge de maison, de fleuristes et même de créateurs de gâteaux pour créer l'événement idéal. Bien que de nombreux lieux de réception proposent certains de ces services, vous devrez peut-être faire appel à vos propres contacts en fonction du résultat final souhaité par le client. Parfois, le fait de donner à vos clients un choix peut donner le meilleur résultat parce qu'ils ont participé à l'organisation générale de l'événement.
3. L'image de marque
Les événements marketing sont cruciaux pour vos clients, car pour que les gens y assistent, ils doivent connaître les détails de l'heure et du lieu. L'importance de l'image de marque réside dans le fait que vous souhaitez que votre événement se distingue des autres et soit reconnu. Réfléchissez à différents thèmes, noms d'événements, et concevez même des logos pour l'événement qui donneront une saveur et une sensation uniques aux invités. Allez plus loin et créez un slogan pour l'événement qui combine les objectifs du client et un indice de ce qui se passera lors de l'événement.
Si vous planifiez un événement longtemps à l'avance (6 à 12 mois), veillez à envoyer un "save-the-date", afin que les invités aient le temps de l'inscrire sur leur calendrier. Vous pourrez ensuite envoyer une invitation formelle à l'approche de l'événement. L'invitation est également le moment idéal pour faire connaître le thème général de l'événement et, s'il s'agit du lancement d'un produit, n'oubliez pas d'en faire une caractéristique.
Parfois, la meilleure façon de planifier un événement réussi est d'engager un gestionnaire d'événements qui peut s'occuper de toute la planification, de la conception à l'achèvement. Si vous prévoyez de vous occuper vous-même de l'organisation de l'événement, dressez une liste de tout ce que vous devez faire et cochez les éléments au fur et à mesure. Cela vous permettra de rester organisé et de voir ce qu'il vous reste à faire. Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour planifier votre prochain événement, contactez dès aujourd'hui les professionnels de McVeigh Global Meetings and Events !