L'organisation d'événements est un excellent moyen de développer une entreprise, en particulier si les événements se déroulent sans heurts. Aussi simple que cela puisse paraître, il existe un grand nombre de pièces mobiles qui doivent être réunies pour créer un événement solide. Si vous ne possédez pas les compétences nécessaires pour planifier, exécuter et gérer un événement, il est fort probable que celui-ci soit inefficace, voire pire, qu'il soit un désastre. C'est pourquoi de nombreuses entreprises décident d'engager un gestionnaire d'événements pour créer un événement innovant et révolutionnaire qui fera parler de lui. Faire appel à un gestionnaire d'événements externe pour planifier et gérer l'événement de votre entreprise peut être un peu un pari. Cependant, il s'agit parfois d'une étape nécessaire pour créer quelque chose de vraiment brillant et s'assurer que tout se déroule sans accroc. La personne que vous engagez doit avoir une connaissance approfondie de votre secteur d'activité. Vous voulez un planificateur d'événements qui sait vraiment ce qu'il fait et qui peut s'assurer que l'événement qu'il crée sera le meilleur pour votre entreprise. Voici les questions à poser avant d'engager un organisateur d'événements :
1. Quels types d'événements organise-t-il habituellement ? A-t-il une spécialité ? Chaque événement est différent. Il existe des différences notables entre les événements professionnels, les salons professionnels, les mariages et les collectes de fonds, pour n'en citer que quelques-uns. En disposant d'informations détaillées sur les événements qu'ils ont organisés par le passé, vous aurez une meilleure idée de leurs qualifications spécifiques et saurez s'ils peuvent vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'événements. Faites de votre mieux pour jauger leur approche de la gestion d'événements lorsqu'ils vous parlent de leurs événements précédents, de leurs réussites, ainsi que des problèmes qu'ils ont rencontrés lors de l'organisation d'événements et de la manière dont ils les ont surmontés. C'est également une bonne idée d'interroger les candidats en face à face et de leur proposer des situations pour voir comment ils s'y prendraient. Ce type de questionnement situationnel peut vous aider à évaluer la façon dont la personne pense, à déterminer si elle est facilement stressée et se précipite ou si elle est calme et analytique et, surtout, si elle sait résoudre les problèmes.
2. Quels sont les services spécifiques qu'il propose ? Avant d'engager un organisateur d'événements, il convient de se renseigner sur les services qu'il peut vous offrir, à vous et à votre événement. Vous voulez être sûr qu'il comprendra et gérera parfaitement les exigences dont vous avez besoin pour organiser un événement fantastique. Aurez-vous besoin d'eux pour trouver un lieu ? Devront-ils organiser un service de restauration ? A-t-on besoin d'une technologie audiovisuelle ? Le transport doit-il être assuré ? Aurez-vous besoin de personnel supplémentaire ? De quel type de production avez-vous besoin ? Toutes ces questions sont des sujets importants à aborder avec le professionnel que vous envisagez d'engager. En fin de compte, il s'agit des services qu'ils peuvent vous fournir et des services dont vous avez besoin pour organiser un grand événement.
3. Comment se tient-il au courant de l'évolution du secteur de l'événementiel ? Rester pertinent dans n'importe quel secteur est la marque d'un professionnel sérieux. Les choses changent, de nouvelles technologies apparaissent, les tendances vont et viennent. Le fait de rester vigilant et de se tenir au courant montre qu'un organisateur d'événements souhaite offrir le meilleur événement possible à son client. Le gestionnaire d'événements est-il affilié à des organisations professionnelles ? Assiste-t-il régulièrement à des conférences sur l'organisation d'événements ? Détient-il des certifications spécifiques susceptibles de renforcer son attrait ? Ces questions peuvent sembler sans importance, mais elles peuvent s'avérer utiles pour trouver le bon professionnel.
4. Quels types de technologies/logiciels événementiels connaissent-ils/utilisent-ils régulièrement ? Si votre entreprise utilise une technologie ou des outils spécifiques, votre organisateur d'événements doit également être familiarisé avec ce type de technologie. Découvrez les outils qu'il utilise pour la gestion de projet, les budgets, les sites web d'événements, l'inscription, la billetterie et les analyses/rapports. Ces informations lui permettront de s'assurer qu'il utilise les meilleurs produits disponibles. L'utilisation d'une technologie spécialisée dans l'événementiel permet non seulement de certifier une production bien organisée, mais aussi d'apporter une valeur ajoutée constante.
5. Quelles sont leurs références ? Les références sont un moyen idéal de connaître le point de vue d'un organisateur d'événements. L'examen de ses événements précédents avec des photos, des vidéos et peut-être même des témoignages vous montrera le professionnalisme dont il fait preuve. Tout organisateur d'événements devrait avoir des références disponibles sur demande. Ces références vous donneront un aperçu de la manière dont votre futur organisateur a travaillé avec ses clients dans le passé et de ce que vous pouvez attendre de lui lors de l'organisation de votre événement.
Si vous avez des questions ou si vous êtes prêt à discuter de votre prochain événement avec l'un de nos experts, n'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui.