- Avoir unobjectifclair, ou un ensemble d'objectifs, pour votre événement d'entreprise peut faciliter la prise de nombreuses décisions, qu'il s'agisse de la portée de l'événement, des messages de promotion et de marketing, des divertissements ou des conférenciers. Si vous travaillez avec une société extérieure de planification d'événements, la définition d'objectifs dès le départ vous permettra également d'être sur la même longueur d'onde que votre société de planification d'événements et vos spécialistes tout au long du processus de planification. En outre, le fait de vous assurer que toute votre équipe est d'accord et enthousiaste quant à vos objectifs et à la raison d'être de l'événement peut également contribuer à un déroulement plus harmonieux en interne.
- Déléguez. En gardant à l'esprit des objectifs communs et clairs, déléguez des responsabilités à votre équipe et/ou à votre société d'organisation d'événements. De plus, en plus de faciliter le processus, le fait d'avoir plusieurs personnes à bord, avec des expériences et des points de vue différents, améliorera encore la qualité de votre événement d'entreprise. C'est un excellent moyen de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet, car les autres membres de votre équipe penseront certainement à des aspects que vous n'auriez pas envisagés vous-même.
- Pensez à votre événement du point de vue des invités. En planifiant partiellement du point de vue de vos invités, vous pourrez rendre les petites choses de votre événement professionnel aussi faciles que possible, et donc aussi agréables que possible, pour tous les participants. Les erreurs logistiques peuvent faire de l'événement un cauchemar pour les invités, et vous voudrez que votre événement se déroule de la manière la plus transparente possible : Qu'ont-ils besoin de savoir ? L'un des meilleurs moyens d'assurer une bonne expérience aux invités - même si quelque chose ne va pas - est de veiller à ce que votre communication avec les invités soit facilement accessible, amicale et informative. De l'enregistrement au suivi post-événement, assurez-vous que votre équipe donne aux invités toutes les informations dont ils ont besoin et qu'ils disposent d'un moyen de vous contacter au cas où. L'organisation d'un sondage après l'événement est également un excellent moyen d'obtenir un retour d'information, d'écouter vos invités et d'instaurer un climat de confiance avec tous vos nouveaux contacts.
- Faites en sorte que des membres de votre équipe soient prêts à rencontrer tout le monde. Lorsque l'événement arrive enfin, faites en sorte que vous et votre équipe soyez disponibles pour rencontrer les invités et discuter avec eux en personne. Le fait d'avoir un visage humain (et une conversation) à présenter à l'événement et à votre entreprise peut aider les gens à s'identifier davantage à l'événement et à en garder un souvenir plus positif.Vous craignez de ne pas être disponible pour parler aux invités et gérer tous les détails de l'événement ? Embaucher une société d'organisation d'événements vous aidera à gérer tout ce qui se passe en coulisses pendant que vous êtes occupé à vous assurer que vos invités passent un bon moment.
- Faites en sorte que l'événement soit connecté. La technologie numérique a rendu la communication beaucoup plus facile dans presque tous les domaines de la vie, et l'organisation d'événements ne fait pas exception à la règle. Vous avez la possibilité de communiquer facilement avec vos invités avant, pendant et après l'événement. Profitez-en. Impliquez vos invités avant leur arrivée et assurez-vous qu'ils restent connectés après leur départ.Vous vous demandez comment garder vos invités connectés ? Il existe aujourd'hui de nombreuses options pour les applications événementielles, comme EventMobi, CrowdCompass et bien d'autres. Invitez vos invités à s'impliquer dans l'événement en leur demandant d'envoyer des questions à l'avance ou de répondre à un sondage sur ce qu'ils souhaitent retirer de l'expérience. Vous pouvez également créer un groupe Facebook ou LinkedIn pour que les personnes inscrites puissent se connecter, poser des questions et discuter avant, pendant et surtout après l'événement.
- Montrez l'exemple. Si vous souhaitez organiser un événement exceptionnel, tout commence par vous. Montrez l'exemple à votre équipe et à vos invités. Tout ce que vous demandez à vos invités ou à votre équipe de faire, assurez-vous d'être prêt à le faire vous-même, qu'il s'agisse de nouer des contacts, de poser des questions ou de participer à des sessions. Et même si vous n'êtes pas responsable de votre équipe ou de l'événement, l'enthousiasme et le travail sont contagieux. Vous motiverez les autres à créer un événement professionnel exceptionnel et à passer un bon moment.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de votre prochain événement, n'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui !