Comme vous le savez peut-être, la première impression est importante. C'est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'organiser des événements d'entreprise. Le premier point de contact a lieu lors de l'inscription et peut faire ou défaire l'expérience d'un invité. Vous souhaitez mettre en place un processus clair, efficace et fluide qui permettra à tous les participants de passer un moment inoubliable.
De nombreux facteurs contribuent à la réussite du processus d'inscription à un événement d'entreprise . Mais avant de les rayer de votre liste de choses à faire, vous devez vous mettre à la place de vos invités. Imaginez-vous dans la peau d'une personne cherchant à s'inscrire à cet événement et imaginez une expérience sans faille. Voici quelques conseils pour faire une bonne première impression :
Rédiger un formulaire d'inscription court
La billetterie et l'inscription électroniques sont synonymes d'efficacité et de rapidité. Votre formulaire d'inscription ne doit donc pas être trop compliqué, mais plutôt concis. N'accablez pas les invités avec un long questionnaire, car cela peut être frustrant et prendre du temps. Concentrez-vous sur les détails essentiels, tels que les allergies alimentaires, les besoins d'assistance physique ou toute autre demande spéciale. Si vous ne pouvez absolument pas vous passer d'un long formulaire, divisez-le en plusieurs parties plutôt qu'en une seule.
Donnez des informations aux invités
Donnez à vos invités des informations importantes sur l'événement à l'avance. Ils pourront ainsi établir leur agenda, se familiariser avec le lieu et connaître les règles d'enregistrement. Par exemple, s'ils ont besoin d'indications pour se garer, d'un code QR pour l'enregistrement ou d'horaires précis, informez-les à l'avance. Cela facilitera les choses pour tout le monde.
Faciliter l'enregistrement
Offrez un enregistrement rapide tout en offrant une meilleure expérience en amenant vos invités sur le site le plus tôt possible. Donnez aux participants préenregistrés la possibilité de s'enregistrer eux-mêmes à des kiosques qui peuvent également imprimer automatiquement des badges ou envoyer des badges par la poste à l'avance. Si vous avez du personnel, facilitez-lui la tâche en lui demandant simplement son nom ou en scannant un code QR. Veillez à ce qu'il y ait suffisamment de personnel pour les heures d'arrivée les plus chargées.
Imprimez des badges à la demande
Si vous n'avez pas de kiosques, imprimez les badges dès l'enregistrement d'une personne afin de réduire les erreurs d'orthographe et d'économiser des arbres. Le personnel ne perdra plus de temps à chercher un nom dans des piles de badges. De plus, si vous recevez des visiteurs sans rendez-vous, vous pourrez les enregistrer rapidement et imprimer leur badge à ce moment précis. Fini le gaspillage de badges !
Des plans simples
Les événements d'entreprise peuvent être assez déroutants, alors faites en sorte que le plan de la salle soit facile à parcourir. Les flux de circulation doivent conduire les invités jusqu'à l'inscription et au-delà. Prévoyez une disposition ouverte afin que les participants disposent de suffisamment d'espace pour s'enregistrer, se coordonner et s'entretenir avec le personnel. N'hésitez pas à mettre en place une signalisation abondante pour vous aider !
Un équipement fonctionnel
De nos jours, les événements d'entreprise ne manquent pas de technologie. Cela signifie que tout doit fonctionner de manière optimale. Cela inclut le wifi, les applications et les kiosques. Testez votre équipement à l'avance pour vous assurer que vous ne rencontrerez aucun problème. Le fait de disposer d'un équipement de secours pourrait même vous épargner de l'anxiété.
Préparez des sacs à surprises
Si vous avez des documents à distribuer aux participants, rassemblez-les dans un seul sac cadeau. Disposez-les en rangées dans la zone d'inscription ou d'enregistrement. Le personnel n'a ainsi pas besoin de les distribuer lui-même, ce qui lui permet de consacrer plus de temps à d'autres tâches. Assurez-vous que les invités savent qu'ils doivent les prendre !
Avec des solutions simples et efficaces à votre disposition, l'enregistrement devrait être un jeu d'enfant. Dites adieu aux longues files d'attente, aux formulaires confus et aux enregistrements chaotiques. Les invités seront impressionnés et prêts à profiter de votre événement d'entreprise. La première impression agréable qu'ils auront de vous restera gravée dans leur mémoire pendant des années !