Une planification et une préparation minutieuses peuvent faire le succès ou l'échec d'une réunion importante. Le travail effectué avant d'entamer une conférence est souvent ce qui fait avancer la présentation. Il s'agit de se préparer et d'effectuer le travail de base pour que la réunion se déroule efficacement et soit plus productive dans l'ensemble. S'engager à planifier et à certifier que tous les éléments nécessaires sont en place garantira la réussite de la réunion. Voici quelques étapes essentielles à l'organisation d'une réunion efficace.
Identifier les objectifs
Quel est l'objectif de la réunion? De quoi faut-il discuter ? Qu'est-ce que les participants doivent retirer de la réunion avant de la quitter ? Dressez une liste des objectifs à atteindre au cours de la réunion, qu'il s'agisse de points spécifiques ou même de questions auxquelles le groupe doit répondre ou qu'il doit se poser. Préparez un ordre du jour avant la réunion, afin que personne n'en ressorte avec l'impression d'avoir perdu son temps.
En outre, une fois que les objectifs ont été définis, il est possible de déterminer la taille du lieu nécessaire. Une salle de conférence peut ne pas être assez grande pour accueillir tout le monde, il faudra donc prévoir une salle plus grande pour que tout le monde puisse s'asseoir confortablement.
Élaborer une stratégie
La planification de la réunion est probablement l'un des domaines les plus complexes. Quel que soit le sujet présenté, il faudra l'organiser et l'exposer correctement afin que l'orateur soit préparé à toutes les éventualités. Il sera utile de réfléchir à la meilleure façon de communiquer les objectifs et les points aux participants à la réunion sans les ennuyer ni les submerger d'informations. Personne n'a envie d'écouter quelqu'un parler en boucle. Veillez à ce que les présentateurs soient clairs sur ce qu'ils veulent dire.
Essayez de faire en sorte que la réunion soit simple. Si l'utilisation d'une terminologie complexe peut donner l'impression que le présentateur sait de quoi il parle, elle risque d'embrouiller les autres.
Les participants
Lors de l'organisation d'une réunion, il est important que les membres les plus influents soient présents. La sélection des participants devrait être un processus relativement facile : Il suffit d'identifier les professionnels qui connaissent bien les sujets ou les objectifs qui seront abordés lors de la réunion. Plus important encore, concentrez-vous sur les personnes qui ont besoin d'être informées lors de la réunion pour pouvoir faire leur travail. Être inclusif n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Si un petit groupe est plus productif dans le cadre d'une conférence, il est préférable qu'il soit restreint. Si un groupe plus important est nécessaire pour un brainstorming, planifiez-le en conséquence.
Envoyez un ordre du jour
La meilleure façon de rester organisé est de fournir aux participants un ordre du jour avant la réunion. L'ordre du jour peut porter sur des sujets spécifiques ou sur des problèmes auxquels l'entreprise est confrontée. L'envoi d'un ordre du jour permet aux membres du personnel de savoir à quoi s'attendre, ce qui devrait leur permettre de mieux comprendre ce qu'ils doivent assumer au cours de la réunion. L'envoi d'un ordre du jour aux participants avant la réunion peut les amener à réfléchir à l'avance, de sorte qu'ils arrivent avec des idées fraîches, des questions et des solutions potentielles.
Fixer des rappels
Une fois le sujet choisi, il est temps d'envoyer des rappels ou des RSVP à toutes les personnes qui doivent participer à la réunion. Donnez aux professionnels le temps d'en prendre connaissance et de planifier en conséquence, afin que le travail ne s'arrête pas. La mise en place d'un rappel automatique par courrier électronique ou par le biais d'une technologie d'entreprise spécifique permet de gagner du temps et d'aider les personnes à se rendre à la réunion à l'heure afin que le travail puisse commencer rapidement. Essayez d'envoyer un rappel ou une invitation au moins un jour à l'avance, voire quelques jours avant, afin de donner aux participants la possibilité d'organiser leur emploi du temps.
Personne n'apprécie de se rendre à une réunion où l'on compte les instants qui la séparent de la fin. La création d'un environnement où chacun est productif et absorbé par la réalisation des objectifs est impérative pour le succès de la réunion et, par conséquent, de l'entreprise dans son ensemble.