Si vous faites appel à une société d'organisation d'événements, il y a de fortes chances que vous soyez déjà très occupé. Travailler avec des organisateurs d'événements est l'une des décisions les plus judicieuses que vous puissiez prendre pour un événement d'entreprise, surtout si vous avez déjà un emploi à temps plein et que vous n'avez manifestement pas le temps de planifier un événement en plus de tout ce que vous avez à faire.
Travailler avec des organisateurs d'événements peut s'avérer très utile, mais il existe des moyens de rendre l'ensemble du processus plus facile et plus efficace. Voici quelques conseils pour que la collaboration avec une société d'organisation d'événements soit efficace, agréable et, en fin de compte, fructueuse pour toutes les parties concernées.
Définir les attentes dès le départ
Communiquez clairement vos objectifs, vos idées et toute autre information concernant votre événement à vos organisateurs dès le début. L'ensemble du processus et le résultat final seront bien meilleurs si vous avez une idée claire de ce que vous voulez que votre événement soit et de ce que vous voulez qu'il accomplisse. De plus, cela réduira les risques de mauvaise communication par la suite.
Cela ne signifie pas que vous devez connaître tous les détails de l'événement à l'avance - c'est le rôle des organisateurs d'événements. Mais si vous savez qui sont vos invités, quels sont vos objectifs ou si vous avez des idées spécifiques à intégrer, cela peut vraiment faire avancer le processus et façonner le résultat final comme vous le souhaitez.
Soyez attentif à la communication
La communication est un élément essentiel de la collaboration avec une société d'organisation d'événements, et une bonne ou une mauvaise communication peut faire ou défaire une relation professionnelle. Elle peut rendre le processus incroyablement utile ou incroyablement frustrant.
Au début de votre collaboration, décidez des meilleurs moyens de communiquer avec vous et communiquez ces informationsà votre société d'organisation d'événements. Voici quelques questions auxquelles vous devriez réfléchir avant d'entamer le processus de planification de l'événement :
- Quel est le meilleur moyen de vous joindre et quelles sont les méthodes de communication que vous préférez ?
- Préférez-vous avoir un rendez-vous hebdomadaire ou être contacté chaque fois qu'une décision importante doit être prise ?
- Quels sont les jours et les heures les plus propices pour vous joindre ?
- Dans quelle mesure souhaitez-vous être impliqué dans le processus de planification ?
- Quel est le processus d'approbation des décisions entre votre équipe et la société d'organisation d'événements ?
Les organisateurs d'événements communiquent en permanence avec leurs clients - c'est leur travail. Mais gardez à l'esprit qu'il est plus facile, plus rapide et plus agréable pour tout le monde de fixer les attentes dès le départ.
Faites confiance à l'expertise de votre organisateur d'événements
Bien qu'il soit important de communiquer clairement vos objectifs et vos préférences pour votre événement, il est également bon de se rappeler que les planificateurs d'événements sont des professionnels et qu'ils ont l'habitude de créer des événements exceptionnels pour d'autres personnes. Ils doivent être capables de travailler sur les objectifs de quelqu'un d'autre et de s'adapter au style de chaque client pour obtenir un résultat qui satisfasse tout le monde. Trouvez un équilibre entre la confiance que vous accordez à votre société d'organisation d'événements et la prise en compte de votre avis. Et sur ce point...
Soyez honnête !
Si vous avez des opinions bien arrêtées ou si vous n'aimez pas quelque chose que votre organisateur d'événements a proposé, dites-le ! N'ayez pas peur de le blesser ; il ne sera pas offensé et il appréciera probablement votre honnêteté. Il s'agit vraiment d'un processus de collaboration et les meilleurs planificateurs d'événements veulent avoir votre avis.
N'oubliez pas que les organisateurs d'événements sont là pour planifier votre événement et atteindre vos objectifs. Si le processus de planification se déroule mal ou s'éloigne de votre vision initiale, n'ayez pas peur de le dire. Ils sont les experts, mais cela ne signifie pas qu'ils peuvent lire dans vos pensées ou que toutes leurs idées sont parfaites pour votre événement ; cela devrait plutôt signifier qu'ils sont capables d'accepter les commentaires, d'être flexibles et de créer un événement dont vous pouvez tous être fiers.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de votre prochain événement, n'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui.