Depuis la fin du mois de mars, tous les acteurs du secteur des réunions et des événements ont été contraints de s'adapter à la volée comme jamais auparavant. Le passage du jour au lendemain du direct au virtuel nous a inévitablement obligés à nous poser la question suivante : quelles réunions et quels événements sont facilement transposables dans l'environnement virtuel ? Lesquels seront plus difficiles ? Quels sont ceux qui risquent d'être mis en veilleuse pour une durée indéterminée ?
Chez MGME, nous soutenons depuis longtemps les réunions sur les sciences de la vie.Notre directeur du développement commercial, Michael Schaumann, et notre équipe chargée des sciences de la vie surveillent l'évolution de certains types de réunions.de réunions spécifiques afin d'évaluer au mieux ce qui est stagnant et ce qui a suivi le rythme dans le climat actuel.Les programmes de plus grande envergure tels que les congrès mondiaux, les réunions de chercheurs, les théâtres de produits et les symposiums ont naturellement ralenti, car les solutions virtuelles en 2D et en 3D pour de telles échelles impliquent une variété complexe de facteurs. En revanche, il n'est guère surprenant que les réunions à plus petite échelle et à plus forte itération, telles que les conseils consultatifs, aient adopté le paysage virtuel sans difficulté. Le plus important de ces types de réunions est le programme des bureaux de conférenciers médicaux.
Les programmes de conférenciers constituent une forme de vente par les pairs dans le cadre de laquelle les sociétés pharmaceutiques rémunèrent les professionnels de la santé, tels que les médecins et les infirmières praticiennes, pour qu'ils se rencontrent et discutent des avantages et des risques liés à la prescription des médicaments de la société.En 2019, plus de 300 000 programmes de conférenciers ont été organisés rien qu'aux États-Unis. Comme ces réunions rassemblent généralement entre 10 et 20 participants, le passage de la salle privée d'un steakhouse à l'espace virtuel est facilement réalisable avec les bons partenaires en place.
"Au début du printemps, nous avons vu le volume des programmes de conférenciers rester inactif", note le directeur du Bureau des conférenciers d'une grande entreprise pharmaceutique, "depuis, nous avons vu ces volumes monter en flèche.Nous approchons les 1 000 programmes par mois à l'approche de l'automne et les chiffres continuent d'augmenter sans relâche. De plus, le passage au virtuel a effectivement consolidé le contrôle de la conformité, rendant les rapports sur les dépenses globales et le transfert de valeur beaucoup plus transparents."
Bien que ces types de réunions plus petites et plus facilement transportables aient été les plus en vue lors du passage au virtuel, le rebond des programmes de conférenciers n'est pas sans poser de problèmes. Le maintien d'un esprit d'engagement est le test décisif pour de nombreux planificateurs de réunions médicales.Qu'il s'agisse de suivre la durée de présence d'un professionnel de la santé ou de s'assurer que la conception d'un programme de conférences virtuelles est attrayante pour les participants, la création d'une expérience attrayante stimule la participation et distingue un programme d'un autre.Les programmes les plus efficaces utilisent divers outils pour promouvoir l'interactivité et la fidélisation des participants, tout en gardant à l'esprit la modestie et le niveau de professionnalisme requis dans l'espace des réunions sur les sciences de la vie.
Il faudra y aller à petits pas, mais le secteur des réunions et des événements s'est montré capable de s'adapter jusqu'à présent. Les réunions hybrides prennent de plus en plus d'importance. Les webinaires spécifiques à l'industrie nous donnent continuellement l'occasion de développer de nouvelles façons d'apprendre et d'observer ce que les autres trouvent réussi. Alors que nous voyons ces programmes de petite et moyenne taille retrouver leur sens dans le paysage virtuel, nous espérons voir d'autres types de réunions et des programmes à plus grande échelle suivre le même chemin.