Si vous êtes impliqué dans un événement d'entreprise, vous voulez certainement savoir quel est l'impact économique de cet événement, à la fois pour votre entreprise et pour la communauté. Le chiffre que vous obtenez est extrêmement important car il vous permet de savoir, d'un point de vue économique, si votre événement a été un succès. Si le chiffre indique un impact positif, il peut être présenté aux législateurs et au public pour vous aider à organiser davantage d'événements. Toutefois, compte tenu du grand nombre de variables, il peut s'avérer difficile de déterminer un chiffre exact. Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons quelques conseils qui vous aideront à calculer ce chiffre de base, que vous pourrez ensuite utiliser pour exprimer la véritable valeur économique de votre événement.
Conseil n° 1 : déterminez les paramètres géographiques de votre événement
En déterminant les paramètres géographiques de votre événement, vous vous assurez qu'aucun chiffre important n'est oublié. Dans la plupart des cas, les entreprises utilisent un paramètre géographique trop restreint : le centre-ville. Bien que le centre soit certainement important, les zones environnantes doivent être prises en compte dans l'équation. L'utilisation de données antérieures recueillies lors d'autres conférences peut s'avérer extrêmement utile. Les chiffres les plus importants à prendre en compte sont les suivants
- Taux d'occupation des hôtels
- Taux d'occupation des hébergements alternatifs
Un moyen facile de savoir si une zone peut être incluse dans vos paramètres est de comparer les réservations d'hôtels et de logements alternatifs à celles des années précédentes. Si les réservations ont été nettement plus élevées pendant la période où s'est tenue votre conférence, il est clair que la région a été touchée par votre conférence et qu'elle peut être incluse dans vos paramètres.
Conseil n° 2 : calculer les dépenses
Le calcul des dépenses peut s'avérer difficile, mais il est nécessaire de tenir une comptabilité précise à chaque étape afin de pouvoir évaluer le montant total dépensé pour votre événement d'entreprise. Il peut être utile de répartir les dépenses selon les types suivants :
- Dépenses directes. Il s'agit de l'argent qui affecte directement le résultat final de votre conférence, ce qui inclut les frais de salle, la restauration, les divertissements, la sécurité, les relations publiques, la publicité, etc. Les dépenses directes sont facilement mesurables et représentent la majorité des dépenses de la conférence.
- Les dépenses indirectes. Il s'agit des dépenses engagées pour soutenir la conférence, mais les dépenses indirectes n'ont pas d'impact sur le résultat final de votre événement. De nombreux éléments entrent dans la catégorie des dépenses indirectes, notamment les services professionnels, les services publics, les déplacements, les fournitures de bureau, les avantages sociaux, etc.
Une fois les dépenses directes et indirectes calculées, vous saurez exactement combien d'argent a été dépensé pour votre événement. Cependant, un élément supplémentaire doit être pris en considération.
L'effet de halo fait référence à la promotion positive associée à votre événement. L'effet de halo comprend la couverture médiatique et le trafic sur le site web - des éléments pour lesquels vous devriez normalement dépenser de l'argent, mais que vous n'avez pas dépensés. L'effet de halo est un chiffre important à montrer aux législateurs et au grand public. Les chiffres de l'effet de halo à long terme peuvent également être calculés en examinant le nombre de visiteurs qui ont assisté à l'événement et qui sont ensuite revenus dans la ville parce qu'ils ont eu une expérience positive.
Conseil n° 3 : tenir compte de l'impact sur la collectivité
L'impact communautaire d'un événement peut jouer un rôle important dans l'impact économique de la ville ou de l'État. Pour calculer réellement l'impact sur la communauté, il est nécessaire de décomposer toutes les façons dont votre événement a rendu service à la communauté. Voici quelques exemples :
- Services à la communauté
- les dons
- Volontariat
Toutes les communautés ont besoin de l'appui des événements pour soutenir les établissements et les infrastructures communautaires. Rencontrer les dirigeants de la communauté vous aidera à déterminer si votre événement a vraiment eu un impact. La collecte de données relatives aux revenus générés vous aidera à chiffrer l'impact sur la communauté.
Comme vous pouvez le constater, l'impact économique de votre événement d'entreprise va bien au-delà du nombre de billets vendus. L'établissement de paramètres géographiques, le calcul des dépenses totales, la prise en compte de l'effet de halo et la prise en compte de l'impact sur la collectivité sont autant de moyens qui vous aideront à calculer l'impact économique total de votre événement. Tous les efforts que vous consacrerez à la détermination de l'impact économique seront largement récompensés. Si vous avez besoin d'aide ou d'assistance, n'hésitez pas à contacter McVeigh Global Meetings and Events pour planifier une consultation individuelle avec l'un de nos spécialistes des événements.