La planification des événements SITE avec MGME Movers & Makers

MGME est une agence très recherchée, composée d'experts passionnés, et notre expertise a été mise à l'honneur lors de l'événement SITE à Istanbul, en Turquie. Nous avons passé du temps avec Renée Jacobs, vice-présidente exécutive du département commercial, et nous avons examiné ensemble ce qu'il faut pour produire avec succès un événement auquel participent certains des plus grands experts mondiaux de l'industrie MICE. Pas de pression !

Q : Pouvez-vous nous présenter et nous expliquer ce qu'est SITE ?

Bien sûr. SITE est la Society for Incentive Travel Excellence, une association dédiée à l'éducation et à la mise en réseau au sein de l'industrie des voyages de motivation. SITE rassemble les acheteurs, les fournisseurs et les professionnels du secteur, y compris les sites, les sociétés de gestion de destinations (DMC), les DMO, les planificateurs de réunions de motivation et autres personnes intéressées par l'organisation d'expériences de voyages de motivation.

Q : Quel est votre rôle au sein de MGME et quelle est votre implication dans l'organisation d'événements pour SITE ?

Mon rôle chez MGME est celui de vice-président exécutif du département commercial. SITE est un client de MGME depuis 2022 et nous organisons trois événements par an pour eux. Il s'agit de la conférence mondiale qui a lieu au printemps, de SITE Classic, qui se tient généralement à la fin de l'été ou au début de l'automne, et de SITE NITE, qui précède l'IMEX. Nous avons récemment organisé SITE Global à Istanbul, en Turquie. En tant que partenaire stratégique, nous fournissons divers services en nature pour soutenir les initiatives de SITE.

Q : Comment abordez-vous le processus de planification des événements SITE, compte tenu de leurs exigences et objectifs uniques ?

Notre processus de planification implique une collaboration étroite avec les DMC locaux, les sites et d'autres partenaires, en se concentrant sur les détails logistiques et opérationnels. Nous organisons des réunions hebdomadaires avec ces partenaires et le client afin d'assurer l'alignement, de passer en revue le calendrier du projet et d'aborder les défis ou les besoins immédiats. En outre, nous organisons des réunions séparées pour discuter des résultats attendus en matière de parrainage, car la gestion des relations avec plus de 50 partenaires exige une coordination minutieuse. Notre équipe est divisée en interne pour gérer efficacement la logistique opérationnelle et les exigences en matière de parrainage, ce qui garantit un processus de planification sans faille. Il est important d'avoir ces équipes dédiées, car la gestion de chacun de ces rôles est très importante.

Q : Pouvez-vous nous faire part d'une situation difficile que vous avez rencontrée lors de la planification de l'un des événements SITE et de la manière dont vous l'avez résolue ?

Pour SITE Global à Istanbul, l'un des défis a été la coordination avec de nombreux partenaires locaux afin de garantir l'alignement et l'orientation stratégique. La gestion des attentes et la garantie d'une communication efficace ont nécessité des efforts considérables, en particulier lorsque certains aspects, tels que le transport, étaient gérés par les partenaires locaux. Cependant, grâce à une communication proactive et à une planification stratégique, nous avons réussi à relever ces défis et à organiser un événement mémorable avec des professionnels extraordinaires à Istanbul.

Q : Que considérez-vous comme votre plus grande réussite dans la planification des événements SITE, et quelles leçons en avez-vous tirées ?

D'un point de vue opérationnel, l'exécution réussie par notre équipe de SITE Global à Istanbul se distingue comme un accomplissement significatif. Offrir une expérience exceptionnelle aux participants, en particulier dans un secteur compétitif, a été un moment de fierté pour nous. Cela a mis en évidence l'importance d'une planification méticuleuse et d'une collaboration avec les partenaires pour répondre à des attentes élevées. À l'avenir, nous souhaitons nous appuyer sur ce succès et améliorer continuellement nos stratégies de planification d'événements.

Q : Comment adaptez-vous votre approche de la planification pour tenir compte des différences culturelles de chaque lieu d'événement ?

L'intégration de la culture et de l'ambiance locales dans les événements SITE est essentielle pour améliorer l'expérience des participants. Nous collaborons avec des partenaires locaux pour trouver des idées et nous assurer que chaque événement reflète les caractéristiques uniques de la destination. De la nourriture et des divertissements à la décoration des lieux, nous nous efforçons de créer une expérience immersive qui mette en valeur la culture locale tout en répondant aux objectifs de SITE.

Q : Comment tirez-vous parti de la technologie pour améliorer l'expérience des participants aux événements SITE ?

La technologie joue un rôle crucial dans l'amélioration de l'expérience des participants. Par exemple, nous utilisons des applications mobiles pour fournir des informations sur les événements, faciliter le réseautage et impliquer les participants grâce à des fonctions interactives telles que les sondages. Elles facilitent également l'établissement de rapports et l'analyse des événements. Lors de la conférence SITE Global à Istanbul, 88 % des participants ont téléchargé et utilisé l'application, ce qui prouve son efficacité. Nous explorons continuellement des solutions innovantes pour tirer parti de la technologie et améliorer l'expérience globale de l'événement.

Q : Comment identifiez-vous et atténuez-vous les risques potentiels pour assurer la sécurité des participants ?

La gestion des risques est toujours une priorité lors du processus de planification. Nous évaluons les risques potentiels en collaboration avec les partenaires locaux, y compris les problèmes de sécurité et les défis régionaux. En procédant à des évaluations approfondies et en établissant des plans d'urgence, nous atténuons les risques afin de garantir la sécurité des participants.

Q : Comment intégrez-vous les pratiques de développement durable dans ces événements et quelles initiatives ont été mises en œuvre à cet effet ?

La durabilité est un élément clé de la planification de tous les événements SITE. SITE s'associe avec des hôtels et des sites qui donnent la priorité aux pratiques de durabilité, telles que la réduction des déchets et la conservation de l'énergie. Par exemple, le Conrad Istanbul Bosphorus, qui accueillera SITE Global, dispose d'un solide programme de développement durable. En outre, nous éliminons les plastiques à usage unique en nous associant à des sponsors tels que IHG Hotels pour les stations d'hydratation. Nous encourageons également les options alimentaires locales et durables afin de minimiser l'impact sur l'environnement. Dans l'ensemble, la durabilité est intégrée dans divers aspects de la planification de nos événements afin de soutenir l'engagement de SITE en faveur de pratiques responsables.

Q : Comment voyez-vous l'avenir des voyages de motivation et le rôle des événements organisés par des organisations telles que SITE ?

Les gens sont à la recherche de lieux nouveaux et uniques qui font partie de la liste des choses à faire. Des lieux Instagrammables qui ne sont pas les destinations typiques des voyages de motivation.

S'il s'agit d'une destination qui figure sur la "bucket list" et qui présente une myriade de défis logistiques, MGME est le premier nom en matière de services de production de premier ordre.