Un événement important se profile à l'horizon et vous avez besoin qu'il se déroule sans accroc. C'est là qu'intervient le professionnel. Vous savez qu'il vous en faut un, mais savez-vous seulement par où commencer pour trouver le bon organisateur d'événements ?
C'est une décision importante, qui ne doit pas être prise à la légère. Après tout, les événements sont la vitrine de votre entreprise et de tout ce qu'elle a à offrir aux clients potentiels et aux parties prenantes. Attirer le public et mettre votre entreprise sous les feux de la rampe devrait être l'objectif principal.
Malheureusement, il n'est pas facile de planifier l'un de ces événements fantastiques et de trouver quelqu'un qui puisse s'en charger. Vous avez besoin d'une personne qui se fera un devoir de propulser la vôtre. Par exemple, vous devez rechercher des personnes ayant un grand sens de l'organisation, le souci du détail, des tempéraments complémentaires, des qualités de leader et, bien sûr, des qualités relationnelles. Voici quelques pistes pour vous lancer dans la recherche d'un planificateur d'événements hors pair!
Trouver le bon gestionnaire d'événements
- Connaissez l'objectif de votre événement et la raison pour laquelle vous souhaitez engager un organisateur. Déterminez avant tout le but de l'événement. En répondant aux questions "qui", "quoi", "où", "quand", "pourquoi" et "comment", vous pourrez en définir le sens et les objectifs. Vous pourrez faire des ajustements par la suite. Réfléchissez ensuite aux messages de votre marque et à la manière dont un gestionnaire d'événements peut transformer ces idées en une belle expérience. Quel type d'aide recherchez-vous ?
- Déterminez un budget. Maintenant que vous connaissez vos objectifs, vous pouvez vous faire une idée du coût de l'événement. Beaucoup de gens finissent par dépenser trop, c'est pourquoi un professionnel peut les aider. Les gestionnaires peuvent, grâce à leur expertise, maintenir ces affaires sur la bonne voie.
- Faites des recherches. Si le bouche-à-oreille reste une approche efficace, il est également possible de faire preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne les organisateurs d'événements de votre région. Trouvez quelqu'un qui jouit d'une solide réputation au sein de votre communauté. Renseignez-vous auprès des centres de congrès et des offices du tourisme locaux pour savoir s'il y a des organisateurs d'événements actifs. C'est un excellent moyen de trouver des candidats qualifiés.
- Vérifiez les références. Une fois que vous avez dressé une liste d'organisateurs potentiels, demandez-leur le nom d'anciens clients et d'anciens lieux de travail. Lisez toutes les informations concernant leur entreprise. Cela vous aidera à réduire le nombre de candidats.
- Posez des questions. Celles-ci peuvent porter sur le type de services et d'expertise qu'ils proposent, ainsi que sur les relations qu'ils entretiennent avec les fournisseurs. Demandez s'il y aura un gestionnaire de compte qui sera présent lors de l'événement et qui travaillera en étroite collaboration avec tout le monde. Vous devez également tenir compte des connaissances du planificateur d'événements en matière de règles de sécurité, d'assurance responsabilité civile et d'autres précautions relatives à la santé. En fonction des réponses, vous pourrez réduire votre liste en un rien de temps.
- Écoutez. Lorsque vous avez réduit votre liste, il est important de laisser les organisateurs parler. Un bon organisateur d'événements vous présentera un plan qui répond à vos objectifs. Vous devez avoir l'impression qu'il a pris en compte tous vos thèmes, vos directives et votre budget pour créer une expérience mémorable. Sa vision doit correspondre à vos valeurs et à vos objectifs.
- Tenez compte des budgets proposés. Enfin, toutes ces idées remarquables ont un prix. Faites-vous expliquer en détail tous les coûts et les frais éventuels. Les organisateurs d'événements doivent divulguer toutes leurs conditions et tous leurs frais dès le départ. Il s'agit notamment de leurs tarifs horaires ou fixes, ainsi que des commissions ou des pourcentages sur les ventes qu'ils recevront d'un lieu de réception. N'oubliez pas que les coûts et les frais varient d'un organisateur à l'autre.
La recherche du planificateur d'événements idéal pour votre prochain événement professionnel peut s'avérer difficile. Cependant, une fois que vous aurez trouvé la personne qui vous convient, vous verrez que vos objectifs et vos aspirations sont à portée de main.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur votre prochain événement, contactez-nous dès aujourd'hui.