Face à l'augmentation des cas de COVID-19 et aux annulations d'événements, les organisateurs de réunions du monde entier examinent minutieusement les contrats de location.
Mais y a-t-il d'autres éléments à rechercher dans la clause de force majeure lors de la signature initiale d'un contrat?
Tout d'abord, qu'est-ce que la "force majeure" ? Selon la Cornell Law, la force majeure est une disposition que l'on trouve couramment dans les contrats et qui libère les deux parties de leurs obligations si un événement extraordinaire empêche l'une d'entre elles ou les deux de s'exécuter. Les événements doivent être imprévisibles et inévitables.
Les organisateurs d'événements doivent non seulement être équipés pour faire face à une épidémie comme le Coronavirus (COVID-19), mais aussi à toutes les circonstances jugées indépendantes de leur volonté. Qu'il s'agisse d'une guerre, d'une catastrophe naturelle, d'une attaque terroriste, d'une maladie, d'une grève ou d'un acte de l'État ou du gouvernement qui vous oblige à annuler un événement, vous devez examiner attentivement la clause de force majeure avant de signer un contrat afin de protéger votre client en cas d'annulation.
Voici quelques conseils à suivre :
- Veillez à ce que la clause de force majeure soit globale
Les clauses de force majeure ne sont souvent applicables que si l'urgence se situe dans la ville où se déroule l'événement. Cela est particulièrement important lorsque des délégués viennent du monde entier pour assister à votre événement. La situation d'urgence peut affecter les régions où résident vos délégués, mais pas nécessairement la ville de l'événement. Assurez-vous que la clause de force majeure couvre les urgences mondiales. - Obtenez le remboursement de votre caution
Les sites négligent délibérément de mentionner le remboursement des cautions. Assurez-vous que le contrat de l'hôtel ou du lieu de l'événement mentionne quelque chose comme "Aucune partie ne sera tenue responsable en cas d'annulation pour cause de force majeure". Vous serez tenu responsable de tous les frais encourus, mais vous pourrez néanmoins vous épargner la perte de votre acompte. - Demandez une clause de report
Une clause de report indique ce que le lieu acceptera si l'urgence ne tombe pas sous le coup de la clause de force majeure. Vous ne serez pas remboursé, mais vous pourrez l'utiliser comme crédit pour une prochaine réservation. Les hôtels et les lieux de réunion offrent souvent un délai de grâce de 12 mois pour une nouvelle réservation. - Envisagez une clause de relocation ou de revente
Si les chambres d'hôtel ne se remplissent pas et que vous devez faire face à l'attrition, une clause de revente stipule que l'hôtel vous créditera pour toutes les chambres qu'il est en mesure de revendre. Pour aller plus loin, demandez à l'hôtel un audit sur les chambres réservées afin de vous assurer que vous êtes crédité de manière appropriée. - Élaborez un plan d'action d'urgence
Assurez-vous toujours que votre plan d'action d'urgence (PAE) est à jour. Un PAE solide est un document évolutif qui doit être actualisé et distribué pour chaque événement. Intégrez le PAE de l'hôtel ou du lieu dans le vôtre et communiquez-le à l'équipe de gestion et de sécurité de l'hôtel ou du lieu.
En conclusion, l'examen minutieux des contrats des sites est la meilleure chose que vous puissiez faire pour vous protéger en cas d'événements de force majeure. Renee Jacobs, notre vice-présidente exécutive chargée des conférences et des expositions, déclare : "Les temps difficiles n'appellent pas de mesures désespérées - ils appellent des mesures stratégiques et calculées qui commencent par un contrat bien rédigé et tout compris".
Chez MGME, notre équipe de professionnels des réunions est experte dans l'examen des contrats lors de la recherche d'un lieu de réunion afin de s'assurer que nos clients sont toujours protégés.