Qu'est-ce que la participation aux sessions ? Pourquoi est-ce important ? Si vous êtes curieux, il est temps de commencer à utiliser cette précieuse forme de données : La fréquentation des sessions permet de connaître non seulement le nombre de participants, mais aussi les présentations ou les activités auxquelles ils ont assisté. Pour les événements plus ouverts où plusieurs sessions se déroulent en même temps, ce type de suivi est très utile... à condition de savoir ce que l'on fait.
Participation aux sessions : Une analyse utile des participants
La fréquentation des sessions gagne en popularité car elle est généralement plus utile que l'analyse générale des participants. Après tout, savoir combien de participants sont venus est une bonne chose, mais savoir exactement quelles présentations ou quels stands ils ont visités est bien plus utile lorsqu'il s'agit de retour sur investissement et d'autopsies d'événements. C'est pourquoi nous constatons que de plus en plus d'entreprises passent d'une vision globale de la fréquentation à une vision détaillée - en étudiant chaque session séparément pour voir où les participants se déplacent.
L'objectif est de transformer la participation aux présentations en Big Data et de l'utiliser, plutôt que de se contenter d'espérer le meilleur. Lorsqu'ils sont utilisés correctement, les chiffres des sessions peuvent s'avérer précieux pour votre équipe, les présentateurs et l'entreprise dans son ensemble. Mais vous devez avoir un plan en place, sinon cela ne sera qu'un tas de chiffres.
Raisons d'étudier les sessions
- Classement des sessions : Ce type de suivi vous permet de voir quelles sessions ont été les plus populaires, quels conférenciers ont attiré les participants et à quels événements ils sont restés le plus longtemps. Non seulement ces chiffres sont utiles à partager avec les sponsors et d'autres personnes, mais ils sont également très utiles pour planifier votre prochain événement et maximiser le retour sur investissement.
- Attirer des sponsors : Le classement des chiffres et l'analyse peuvent constituer une offre de valeur pour les sponsors qui recherchent des données, ce qui vous permet de trouver plus facilement les sponsors que vous souhaitez.
- Certifications : Parfois, les participants ont besoin de crédits ou d'unités pour assister à des cours et séminaires spécifiques, en particulier s'ils travaillent à l'obtention d'une certification. La participation aux sessions est un moyen facile de vérifier la participation à ces certifications.
- Données démographiques : Les chiffres relatifs à la participation à des sessions approfondies permettent également d'analyser l'âge et d'autres caractéristiques démographiques. Cela vous permet de voir quels groupes de participants ont préféré telle ou telle présentation ou réunion, ce qui vous permet de créer des données pratiques sur le public cible.
- Sécurité et vérification : Pour certaines conférences, la participation aux sessions peut être utilisée pour vérifier les références des participants (pensez à la sécurité des données ou aux sessions médicales, par exemple) et améliorer les options de sécurité.
Options de suivi des sessions
- Suivi manuel : Dans ce cas, une personne est chargée de compter les têtes (ou les sièges, selon la configuration). Ce n'est pas une solution idéale, mais elle est utile si vous manquez de temps et que vous ne pouvez pas mettre en place de réponse technique.
- Scanners : Les badges d'événement ou les codes QR sont scannés à l'aide de scanners portables lorsque les participants entrent dans la salle. Cela prend un peu de temps, mais les résultats sont généralement immédiats et précis - à condition d'avoir les bonnes applications.
- NFC : les solutions NFC utilisent un type différent de communication sans fil basé sur la proximité. Dans ce cas, les participants peuvent simplement appuyer leur téléphone ou leur badge sur un lecteur NFC pour que leur présence à la session soit enregistrée. Cette méthode est moins précise que le scannage, mais elle permet de gagner du temps.
- RFID : les étiquettes RFID peuvent être scannées plus facilement à distance et ne nécessitent aucune action de la part des participants. Bien entendu, vos participants n'apprécieront peut-être pas d'être "étiquetés".
Si vous souhaitez en savoir plus sur le suivi des sessions et sur la manière dont vous pouvez l'utiliser, contactez-nous chez McVeigh Global Meetings and Events et nous trouverons la technologie événementielle la mieux adaptée à vos objectifs !