La coordination des voyages aériens pour les événements d'entreprise, les programmes de motivation et les réunions internes est depuis longtemps l'un des domaines les plus complexes - et les plus sujets aux erreurs - de la logistique événementielle. Avec des milliers de voyageurs, des dizaines de niveaux d'approbation et des règles de réservation dynamiques, de nombreuses organisations se retrouvent submergées par l'inefficacité, les dépassements de coûts et la frustration des voyageurs.
McVeigh Global Meetings and Events (MGME) a entrepris de changer cela. En concevant et en mettant en œuvre une solution de billetterie aérienne moderne et évolutive, alimentée par monday.com et AMGiNE, MGME a transformé la façon dont les voyages d'affaires à grand volume sont gérés.
Ce système propriétaire rationalise les approbations, automatise les processus, protège les données sensibles et accélère la billetterie, tout en réduisant les besoins en personnel et les plaintes des voyageurs.
Au cœur de la solution MGME se trouve une intégration entre monday.com, lehub opérationnel, et AMGiNE, une plateforme de sourcing de vols et de billetterie pilotée par l'IA.
Grâce à des flux de travail intelligents, des tableaux de bord en temps réel et une automatisation intelligente de la billetterie, MGME s'assure qu'aucune demande de voyage n'avance sans avoir été entièrement vérifiée et approuvée. Le système est conçu pour favoriser la collaboration entre les départements tout en réduisant la charge de travail manuelle et en améliorant le service aux voyageurs.
Le processus de billetterie aérienne de groupe de MGME suit une progression structurée conçue pour éviter les désabonnements, minimiser les erreurs et garantir des réservations précises et en temps voulu.
Livraison et sélection des options de vol- AMGiNE génère et livre aux voyageurs des options de vol conformes à la politique.
Réservation et confirmation- Les agents MGME confirment les réservations dans Sabre. Les détails des PNR et des itinéraires sont synchronisés avecmonday.com et la plateforme de l'événement.
Rapports - Les tableaux de bord de monday.com et les journaux d'AMGiNE fournissent une visibilité en temps réel sur la progression de la billetterie, les statuts des voyageurs, les approbations en attente et les performances des agents.
Un formulaire d'inscription sécurisé recueille toutes les informations nécessaires sur le voyageur, y compris les informations sur l'invité.
Les données importées sur les voyageurs sont examinées à l'aide de filtres automatisés qui les trient :
Le flux de travail d'approbation dans monday.com est personnalisé en fonction des critères d'approbation et du processus de chaque client.
Les voyageurs nécessitant un examen se voient attribuer une catégorie d'escalade. Des automatismes informent le membre de l'équipe MGME concerné et les parties prenantes du client.
Des courriels automatisés demandent aux voyageurs de fournir les documents requis (p. ex. lettres d'éthique, approbations de l'employeur), tandis que les approbateurs peuvent se connecter pour examiner et approuver les demandes via monday.com.
En outre, des messages automatiques sont déclenchés en fonction de l'état de la billetterie, informant le client, le voyageur, l'équipe chargée du transport aérien et le personnel chargé des opérations de tout changement. Toutes les parties prenantes sont ainsi informées en temps réel et peuvent agir en conséquence.
Des vues personnalisées sont créées pour chaque étape clé du processus de billetterie - Examen de l'enregistrement, Approbation requise, Prêt pour la billetterie, Mise en attente des modifications et Escalades - afin que le personnel puisse concentrer son attention sur les enregistrements nécessitant une action, garantissant ainsi une résolution rapide et précise.
Une fois approuvé, le profil du voyageur est synchronisé avec AMGiNE, qui génère immédiatement des options de vol conformes à la politique de l'entreprise. Ces options peuvent être envoyées directement au voyageur pour une sélection et une approbation automatisées ou être acheminées vers un agent de voyage pour une expérience plus personnalisée.
Les voyageurs sélectionnent un vol, recherchent d'autres options ou demandent l'assistance d'un agent via l'interface du voyageur.
Les interfaces d'application et les communications par courriel sont personnalisables selon les normes dela marque .
Les vols sélectionnés sont réservés dans Sabre. Les données de réservation sont synchronisées entre les plateformes et les confirmations de voyage sont envoyées au participant.
Les tableaux de bord demonday.com et les journaux d'AMGiNE fournissent une visibilité en temps réel sur la progression de la billetterie, les statuts des voyageurs, les approbations en attente et les performances des agents.
La solution de MGME a été testée dans le cadre de programmes d'incitation à grande échelle et a permis d'obtenir des résultats probants en termes de rapidité, de précision et d'efficacité. Sur la base d'un groupe de 2 000 voyageurs-
Ces améliorations ont permis non seulement d'accroître les performances opérationnelles, mais aussi d'améliorer l'expérience des voyageurs, de réduire le stress des clients et de minimiser les risques budgétaires.
Le système MGME a été conçu en tenant compte de la sécurité des données et de la conformité au niveau de l'entreprise :
Ainsi, tous les flux de données sont conformes, traçables et protégés, ce qui permet aux clients d'avoir l'esprit tranquille.
MGME continue d'innover et l'automatisation complète par l'intégration API avec les plateformes d'enregistrement et les systèmes GDS est en cours. Ces mises à jour devraient permettre
La solution de billetterie aérienne de MGME pour les événements d'entreprise et les programmes à grande échelle a redéfini ce qui est possible dans la logistique des voyages de groupe. Avec monday.com et AMGiNE travaillant en tandem, le système offre un contrôle, une précision et une rapidité inégalés, tout en gardant l'expérience du voyageur au premier plan.
Que vous planifiez pour 100 ou 5 000 voyageurs, la solution de MGME garantit que chaque billet réservé est opportun, précis et conforme à la politique de l'entreprise.
Contactez MGME dès aujourd'hui pour planifier une démonstration ou pour savoir comment nous pouvons transformer votre prochain événement.