L'organisation d'un événement présente plusieurs défis. Trouver les bons fournisseurs, réserver des musiciens et organiser le transport des invités ne sont que quelques-unes des nombreuses tâches qu'un organisateur d'événements doit accomplir avant de commercialiser un événement. Bien que cela semble relever du bon sens pour un organisateur expérimenté, il arrive que les organisateurs laissent complètement tomber et nous donnent des exemples de la façon dont les choses peuvent mal tourner lorsque la planification n'est pas faite correctement. Il y a quelques semaines, le désastre du Fyre Festival l'a montré de manière flagrante.
Selon Rolling Stone, avant ce spectacle musical aux Bahamas, les festivaliers ont payé 250 000 dollars pour des billets qui étaient censés inclure des villas et des repas gastronomiques. Au lieu de cela, en raison d'un marketing prématuré et d'un manque de recherche ou de planification, les festivaliers ont reçu des tentes, des eaux infestées de requins et des sandwichs au fromage dans des récipients en polystyrène. Inutile de dire que les participants étaient mécontents de ces conditions et qu'en réponse à ces catastrophes et à d'autres, l'événement s'est terminé avec des participants, des employés et des investisseurs en colère, ainsi qu'avec un recours collectif de 100 millions de dollars.
Ce qui est regrettable dans le désastre du Fyre Festival, c'est que même s'il a échoué, l'idée qui sous-tendait l'événement était unique. En fait, avec un peu de planification et des stratégies appropriées mises en œuvre à l'avance, ce festival aurait pu être le premier d'une série d'événements réussis, conduisant à une augmentation des ventes de billets les années suivantes.
Même les événements professionnels peuvent présenter les mêmes défis qu'un festival de musique. Si vous planifiez un événement, voici quelques mesures à prendre pour éviter qu'il ne devienne un désastre du type Fyre Festival :
- Tenez compte des dépassements et intégrez-les dans votre planification.
S'il est certainement souhaitable d'organiser un événement professionnel populaire avec une forte participation, il est parfois plus important de limiter le nombre d'invités que de surréserver et de ne pas réussir à joindre les deux bouts. Quoi qu'il en soit, il est toujours important de prévoir un dépassement de l'effectif final, en particulier pour s'assurer que les ressources ne sont pas épuisées avant le dernier jour de l'événement. - Confirmez les fournisseurs et rencontrez-les avant l'événement.
Promettre de la nourriture gastronomique mais fournir des snacks de carnaval est l'un des principaux domaines où le Fyre Festival a mal tourné, parmi d'autres mésaventures désastreuses. Selon le Telegraph, certains festivaliers ont même tweeté sur la mauvaise qualité de la nourriture pendant le festival et sur le fait qu'elle ne correspondait pas à la nourriture gastronomique promise. Le même article fait état des plaintes de plusieurs participants au Fyre Festival qui ont indiqué avoir été enfermés à l'intérieur pendant des heures avec à peine de la nourriture ou de l'eau. Bien qu'il s'agisse du pire des scénarios, il s'agit d'un exemple clair de ce qui peut mal se passer avec peu ou pas de planification. Il est impératif de parler à vos fournisseurs avant l'événement et de s'assurer que tous les détails sont réglés. - Veillez à ce que le matériel de marketing reflète la réalité.
Cela va sans dire, mais il est essentiel pour le succès de votre événement de veiller à ce que votre matériel de marketing ou vos messages sur les médias sociaux reflètent ce qui est réellement fourni pendant l'événement. Faire des promesses vides sans avoir les ressources nécessaires pour les tenir a été la principale raison de l'échec du Fyre Festival et devrait servir de leçon aux organisateurs d'événements du monde entier. Prendre le temps de réserver les fournisseurs, les artistes, les moyens de transport, etc., à l'avance - et avant la publication des supports marketing - est essentiel pour garantir la réussite de l'événement. - Anticiper et prévoir un plan B
Bien que cette option ne semble pas toujours réalisable, c'est une nécessité. Les responsables de la gestion de l'événement doivent identifier tout problème potentiel susceptible de survenir au cours de l'événement et prévoir un scénario de secours. En particulier pour un événement tel que le Fyre Festival, le fait de planifier à l'avance et d'avoir un plan de secours permettra de s'assurer que toutes les promesses seront tenues.
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