Votre organisateur de réunions doit être en mesure de s'occuper de tout ce qui concerne votre réunion, du début à la fin.Maisavant qu'il n'entame le processus de planification, vous devez lui expliquer qui vous êtes et ce que vous faites. Il est essentiel que votre entreprise et votre organisateur de réunions soient sur la même longueur d'onde tout au long du processus,à la foispour que la planification se déroule le mieux possible et pour que l'événement soit impeccable. Voici quatre choses qu'un organisateur de réunions doit savoir sur votre entreprise afin de planifier la réunion parfaite :
- Les valeurs et la personnalité de votre entreprise
En dehors de la logistique de base de la réunion, les valeurs et la personnalité de votre entreprise sont parmi les éléments les plus importants que vous pouvez communiquer à votre organisateur de réunions. Les valeurs et la personnalité de votre marque indiquent comment et pourquoi vous faites ce que vous faites tous les jours-ellesvous distinguent des autres entreprises comme la vôtre. Pour apprendre à vous connaître, votre organisateur de réunions doit savoir ce qui vous motive et vous rend différent.
Après tout, il organise une réunion qui émane de vous et de votre marque, et l'expérience de l'invité entre votre entreprise et l'événement doit être transparente.
- Vos objectifs- pourvotre entreprise et votre réunion
Qu'ils soient concrets et détaillés ou vagues et liés à des idées, le fait de communiquer vos objectifs à votre organisateur de réunion vous aidera à être sur la même longueur d'onde du début à la fin du processus de planification.
Il est important de partager à la fois les objectifs de votre réunion et ceux de votre entreprise dans son ensemble. Les objectifs que vous vous fixez pour votre entreprise vous font avancer chaque jour. En les partageant avec votre organisateur de réunion, vous l'aiderez non seulement à mieux vous connaître, mais c'est aussi un excellent moyen de communiquer une vision d'ensemble dans le cadre de votre collaboration. Connaître les objectifs de votre entreprise vous aidera, vous et votre organisateur de réunions, à bien travailler ensemble, mais aussi à prendre les bonnes décisions et à régler les petits détails : le lieu, l'aspect et l'ambiance, etc.
Partager les objectifs de votre réunion est également essentiel pour garantir que tout se passe bien, que vous et votre organisateur restiez sur la même longueur d'onde et que la réunion atteigne les objectifs que vous vous êtes fixés. En gardant vos objectifs à l'esprit, vous aiderez votre organisateur à cultiver l'atmosphère que vous souhaitez pour que la réunion atteigne vos objectifs.
- Votre capacité à participer au processus
Si vous organisez un événement, vous êtes probablement très occupé, mais chaque client est différent en ce qui concerne le degré d'implication qu'il peut et veut avoir. Votre organisateur de réunions devrait être tout à fait capable de tout mettre en place pour la réunion, mais si vous souhaitez participer activement au processus de planification, cela ne devrait pas poser de problème non plus. Toutefois, il doit savoir dans quelle mesure vous souhaitez et pouvez vous impliquer, à la fois pendant la planification et le jour de l'événement.
Nous vous suggérons de mettre en place des systèmes de communication et d'approbation, si nécessaire, afin de garantir une communication aussi fluide que possible. Si vous souhaitez prendre part aux décisions, assurez-vous que votre organisateur en est informé dès le début du processus.
- Vos invités et votre public cible
S'il est important que votre organisateur de réunion soit en phase avec vos valeurs, votre personnalité et vos objectifs, cela ne suffit souvent pas à garantir que votre réunion se déroule parfaitement. Il doitégalement connaître vos invités, ce que vous voulez qu'ils ressentent et ce que vous voulez qu'ils fassent.
Réfléchissez aux questions suivantes avant de rencontrer votre organisateur d'événements. Quelle est votre relation avec vos invités ? S'agit-il d'une réunion interne, d'une rencontre avec de futurs partenaires ou clients, ou d'une réunion de vente ? Si vous essayez de vendre quelque chose, quel est votre public cible ou votre persona ? Assurez-vous que votre organisateur de réunion sait ce que vous savez et pense ce que vous pensez lorsqu'il s'agit d'invités.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez parler à un expert de votre prochain événement, n'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui.
