Trouver de nouveaux sponsors pour un événement est à la fois excitant et stimulant, surtout lorsque vous en êtes encore au stade des négociations. Mais que devriez-vous demander aux sponsors en matière de soutien et de services ? Bien que leur niveau d'implication puisse varier considérablement, voici plusieurs choses fiables, petites et grandes, que vous devriez demander lorsque vous prenez des dispositions pour votre sponsor - et pour vous assurer que vous quittez tous les deux la table satisfaits.
Une réunion
Cela semble simple, mais ce n'est pas toujours le cas. Selon l'entreprise avec laquelle vous travaillez, il se peut que vous n'ayez pas de conversation du tout, ou du moins pas de conversation avec les personnes avec lesquelles vous voulez vraiment parler. Pour mettre les choses au clair, il est judicieux de demander un rendez-vous (en personne de préférence, mais les conférences en ligne fonctionnent également) et de fixer une date au cours de votre première conversation. Parlez de ce qui est important pour vous et de ce dont vous avez besoin de manière directe, et évitez toute tactique dilatoire.
Services aux participants
Parmi toutes les choses que vous pouvez demander aux sponsors, l'une des plus utiles est le soutien sous forme de services aux participants. En effet, les sponsors qui sont présents à votre événement - en particulier une présence active telle qu'un stand - sont également très soucieux de plaire aux participants et de s'engager auprès d'eux. Ils seront souvent désireux d'offrir ou de financer ce type de services, car cela les aide tout en vous soulageant d'un poids. Qu'il s'agisse de stations de recharge Wi-Fi ou de bouteilles d'eau, pensez à des services que vos visiteurs apprécieront, car ils auront plus de chances d'être approuvés.
Publication
Si votre sponsor est en mesure de publier votre événement en ligne ou ailleurs, assurez-vous de demander cette publication/annonce. Cela semble assez simple, mais nous adorons cette question car elle peut déboucher sur bien d'autres choses. Demandez une publication et vous pourriez vous retrouver avec des blogueurs invités, des concours sur Facebook, des annonces conjointes dans le journal et tout un tas de contenus qui attirent l'attention et qui peuvent générer du trafic et augmenter l'engagement pour votre événement.
Livraison du logo
Certains sponsors souhaitent simplement acheter de l'espace pour leur logo, et c'est très bien ainsi. Mais à moins que vous ne proposiez de créer le logo vous-même à partir de votre fournisseur préféré, demandez la livraison du logo. Cela peut paraître simple, mais de nombreux sponsors se contentent de dire : "Nous avons notre logo, venez le chercher". C'est un déplacement inutile et potentiellement déroutant que vous ne devriez pas avoir à faire. Faites-leur donc savoir où déposer les documents relatifs au logo.
Respecter l'horaire
Les sponsors doivent vraiment respecter l'horaire du site... mais ils ne le font pas. Les sponsors actifs ont besoin de savoir quand les participants font des pauses et quand ils doivent revenir - en d'autres termes, à quelles heures les participants seront actifs sur le site et disponibles. Faites-leur donc connaître votre programme et veillez à laisser aux participants et aux sponsors la possibilité de passer du temps ensemble... tout en prévoyant une ligne de conduite ferme pour ramener ces participants à la présentation.
Aide au nettoyage
Ce n'est pas toujours possible, mais cela vaut souvent la peine de le demander. Demandez si quelqu'un sera disponible pour rester après l'événement et vous aider dans les tâches de démontage ou de nettoyage dont vous devez vous occuper.
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