Alors que les professionnels de l'événementiel dressent le bilan d'une année 2020 éprouvante, bouclent les budgets de fin d'année et se tournent vers 2021, un trait commun définit tout ce que nous avons vu et ce que chaque client, organisateur, lieu et fournisseur attend : l'adaptabilité. Les délais changent constamment, les calendriers sont déchirés et réorganisés, et les attentes montent en flèche. Plus que jamais dans l'histoire de notre secteur, chacun doit s'adapter, souvent dans l'urgence.
À l'approche de 2021, nous devons affiner et perfectionner notre capacité d'adaptation en observant les méthodes qui ont fait leurs preuves jusqu'à présent, car les effets de COVID-19 sur les réunions et les événements nous forcent la main. Ce besoin d'adaptation se fait surtout sentir dans le format des réunions. Les programmes, grands et petits, passent du jour au lendemain du direct au virtuel, du direct à l'hybride et à toutes les permutations entre les deux. En évaluant ce qui fonctionne le mieux, nous gardons une longueur d'avance sur les transitions en cours en partageant les erreurs communes et les meilleures pratiques.
De nombreux acteurs du secteur ont acquis une riche expérience en matière de réunions virtuelles et de services de production bien avant que les ramifications malheureuses de la directive COVID-19 ne deviennent des réalités quotidiennes. Aujourd'hui, divers scénarios exigent des organisateurs de réunions qu'ils changent de cap du jour au lendemain pour passer d'un format de réunion en direct ou hybride à un format virtuel à part entière.Lorsqu'une réunion en direct ou hybride passe à une configuration virtuelle, de nombreuses équipes chargées des événements d'entreprise et des organisateurs de réunions disposent d'un processus stratégique à suivre lorsque la propriété change de mains et que les produits à livrer prennent une forme différente.L'équipe virtuelle doit être en mesure de communiquer et de passer le relais de manière transparente à l'équipe chargée des réunions hybrides ou en direct, et vice-versa.Cet effort conjoint implique une communication constante au cours de la transition, en exposant étape par étape ce que la carte stratégique dicte. Les pièges potentiels abondent et la capacité à guider un client à travers les périls potentiels est vitale, par ex, négocier les frais d'annulation du logement et de l'équipement, revoir le processus de gestion des participants et superviser la mise en œuvre de différentes plates-formes technologiques virtuelles. La capacité des équipes à comprendre les points forts des uns et des autres et à fonctionner comme une seule entité a fait ses preuves depuis l'aube de la pandémie mondiale. Il nous incombe de partager ces enseignements et de recommander les meilleures voies à suivre.
À mesure que les réunions virtuelles et hybrides se transforment en configurations de présence en direct, les parties prenantes doivent maîtriser les obligations contractuelles, qu'il s'agisse des pénalités de reprogrammation ou de l'application de la force majeure. Le recours à un conseiller juridique dès le début du processus de négociation du contrat permet d'éviter les situations obscures avant qu'elles ne se concrétisent.Il est essentiel de bien connaître sa situation contractuelle en matière d'équipement et d'espace. En outre, à mesure que les programmes évoluent vers une présence en direct, la possibilité de s'appuyer sur des professionnels de la réunion locaux et dévoués donne à toute équipe une longueur d'avance dans le domaine de la viabilité de l'espace de réunion et de l'hébergement. Le talent local apporte une sensibilisation qui n'est pas disponible à distance.
Nous avons tous un programme chargé avec 2021 à l'horizon, mais si nous savons comment manœuvrer les formats de réunion, concilier les applications et les obligations contractuelles et nous adapter dans l'instant, nous resterons tous en tête du jeu de la manière la plus efficace.Même si les règles changent demain, seule une banque d'apprentissage mutuellement partagée, comme celle que nous avons vue fonctionner si bien dans l'industrie des réunions par le passé, peut nous aider à aller de l'avant.
