La création d'une liste de contrôle pour l'organisation d'un événement est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour garantir la réussite de votre prochain grand événement. Une liste de contrôle détaillée et structurée vous aidera à rester organisé et à ne pas perdre de vue votre tâche lorsque vous planifierez tous les aspects de votre événement. Lors de l'élaboration de votre liste de contrôle, il y a des éléments que vous ne devez absolument pas omettre. Il s'agit plus précisément des cinq éléments "les plus importants" suivants.
- Lieu de l'événement
Votre liste de contrôle doit commencer par l'aspect le plus important de votre événement : le lieu. Si vous n'avez pas encore choisi de lieu, vous pouvez créer une liste de contrôle qui énumère tous les éléments importants dont vous avez besoin dans un lieu. La taille, la capacité, l'emplacement, l'éclairage et le prix sont autant d'éléments importants à prendre en compte. Si vous avez déjà choisi votre lieu, vous pouvez créer des tâches pour vous assurer que tout ce qui concerne le lieu est pris en charge avant l'événement. Il est important que vous vous assuriez que le gestionnaire du lieu et vous-même avez réservé le lieu au bon moment et au même endroit. Il est également important que vous obteniez les autorisations nécessaires à l'organisation de l'événement (le cas échéant). N'oubliez jamais qu'une liste de contrôle appropriée vous aidera à prendre soin de tout et à en garder la trace.
- La logistique
La logistique est très importante. Une seule erreur de logistique et votre événement peut passer de génial à moyen. La création d'une liste de contrôle logistique est un excellent moyen de faire sortir toutes les informations logistiques de votre tête et de les coucher sur une feuille de papier. Parmi les éléments à inclure, citons les suivants :
- Circulation et stationnement
- Mesures de sécurité
- Nourriture et boissons
Bien sûr, il y a d'autres éléments spécifiques à votre événement que vous devrez inclure. Ce qu'il faut retenir, c'est qu'il faut tout noter et cocher les éléments au fur et à mesure qu'ils sont complétés.
- Personnel
Si vous faites appel à des personnes extérieures pour vous aider à organiser votre événement, vous devez les inclure dans votre liste de contrôle. Chaque personne extérieure doit avoir ses propres tâches. Par exemple, si vous engagez un traiteur, vous devez noter toutes les tâches que vous et le traiteur devez accomplir ensemble. Vous pouvez également inclure les informations de paiement et de contact pour vous faciliter la tâche. Ce type d'approche organisée et structurée vous permet, ainsi qu'aux parties extérieures, d'être sur la même longueur d'onde et de ne rien oublier.
- Liste des invités et invitations
L'établissement d'une liste d'invités et l'envoi d'invitations demandent du temps et de la patience. L'une des parties les plus difficiles de cet aspect de l'organisation d'un événement est de faire face à la paranoïa d'oublier d'inviter quelqu'un. Une liste de contrôle est un moyen de s'assurer que cela ne se produise pas. Vous pouvez y inclure une liste de tous vos invités et de toutes vos invitations. Si vous oubliez de créer ou d'envoyer une invitation, vous pourrez facilement corriger votre erreur, car votre liste de contrôle vous le signalera.
- Détails du jour de l'événement
Une liste de contrôle qui comprend tout ce qui concerne le jour de l'événement lui-même permet de concrétiser tout le travail accompli. Si votre liste de contrôle comprend des tâches assorties de délais, vous ne perdrez pas de vue votre objectif et votre événement se déroulera comme prévu. Une bonne idée consiste à distribuer votre liste de contrôle aux personnes chargées de l'événement afin qu'elles sachent exactement ce qui se passe et à quel moment. Cela leur permettra de travailler librement et sans anxiété.
Tout mettre en place
L'inclusion des cinq points "les plus importants" mentionnés ci-dessus dans votre liste de contrôle vous aidera à planifier votre événement de manière simple et amusante. Vous pourrez travailler sans craindre d'oublier quelque chose ou quelqu'un. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter notre bureau pour organiser une consultation avec l'un de nos spécialistes de l'organisation d'événements.
