Tout d'abord, qu'est-ce que la RSE ou responsabilité sociale des entreprises ? La RSE est l'idée qu'une entreprise doit jouer un rôle positif dans la communauté et prendre en compte l'impact environnemental et social de ses décisions (online.hbs.edu). C'est aussi un excellent moyen de favoriser l'engagement des participants et de créer des liens.
Il existe d'innombrables façons d'intégrer une activité de RSE lorsque l'on décide d'organiser un événement dans une région dévastée par un ouragan. Redonnez à la communauté en organisant une collecte de sang et de plaquettes lors de votre événement, donnez des articles de toilette et de la nourriture, et envisagez même de demander à l'hôtel ou au lieu de l'événement s'il est prêt à apporter sa contribution. Réservez un après-midi à l'agenda pour réunir les participants et faire du bénévolat dans un refuge local. Nous voyons souvent des groupes reportés d'un an ou deux lorsque ces tragédies se produisent. Les communautés touchées auront encore besoin d'aide à ce moment-là. Dans ce cas, la réponse aux catastrophes avec Habitat pour l'humanité est un excellent moyen de s'impliquer. Impliquez-vous auprès des participants et rejoignez l'équipe de professionnels bénévoles d'Habitat formés pour travailler dans des situations de catastrophe tout en apportant un soutien technique et sur le terrain aux affiliés.
"Ce que j'aime dans la RSE, c'est qu'il est possible de prendre une demi-journée, voire une heure, et que vos collaborateurs se sentent non seulement récompensés, mais qu'ils puissent aussi dire qu'ils ont contribué à une grande cause.
Carly Smith, chef de projet chez MGME, revient sur ce qu'elle considère comme l'un des programmes les plus mémorables qu'elle ait gérés. Un ouragan dévastateur s'est produit quelques semaines avant le coup d'envoi de l'événement d'entreprise. Sans hésiter, Carly et son équipe ont su qu'ils devaient intervenir et rendre la pareille. Ils ont planifié un programme de RSE et se sont associés à la Croix-Rouge pour construire deux types de kits différents pour les personnes touchées. Les kits de soins de confort comprenaient des articles tels qu'une brosse à dents, du dentifrice, des rasoirs, des cahiers, des livres et des jeux pour enfants. Les kits de récupération comprenaient des articles tels qu'une brosse à récurer, une éponge, des masques, des serpillières humides et un nettoyant désinfectant. Les participants se sont répartis en petits groupes pour constituer ces kits, qui ont été expédiés le jour même. Pour renforcer le sentiment d'appartenance, alignez votre déclaration interne ou vos remarques préliminaires sur l'activité de RSE en cours.
La planification des mesures d'urgence est un élément crucial de tous les événements, mais surtout de ceux qui se déroulent pendant la saison des ouragans. Voici quelques mesures supplémentaires à garder à l'esprit:
1. Souscrire une assurance pour l'événement
Les plans d'assurance événementielle offrent une couverture des dommages ainsi qu'un remboursement en cas d'annulation d'une réunion ou d'un événement à cause des ouragans .
2. N'oubliez pas une clause de force majeure
On ne saurait trop insister sur l'importance d'une clause de force majeure lors de l'examen des contrats. Cette clause est conçue pour libérer les parties de leurs obligations contractuelles en cas de catastrophes naturelles, d'épidémies, d'incidents terroristes et d'autres événements incontrôlables.
3. Établir un plan de communication
Des mises à jour régulières sont extrêmement importantes lorsque l'événement est annulé en raison d'un ouragan ou d'autres conditions météorologiques extrêmes. Tenez les participants et les vendeurs bien informés en leur fournissant des mises à jour régulières sur le plan d'urgence et la sécurité.
4. Déléguer les responsabilités
Avec les nombreuses parties prenantes d'un événement, il peut être facile de perdre de vue la communication dans une situation de stress élevé telle qu'une catastrophe naturelle. Chargez des membres du personnel de contacter les sites, les vendeurs, les clients et les fournisseurs afin de vous assurer que tous les points sont couverts.
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