L'inscription à un événement d'entreprise doit être rapide et sans douleur. Après tout, l'inscription est généralement le premier point de contact, et si elle est médiocre, cela donne le ton pour le reste de l'événement.
Ne partez pas du mauvais pied en autorisant des temps d'attente trop longs et un service inefficace. Les participants frustrés feront part de leurs sentiments à l'événement, ce qui pourrait les amener à perdre de vue votre objectif. Il sera alors dix fois plus difficile de les inciter à interagir avec vous.
Un processus d'inscription efficace maintient le niveau d'énergie. Vous voudrez certainement vous assurer que tout se passe bien la première fois. Heureusement, il existe des moyens d'assurer une bonne expérience pour tout le monde. Voici trois façons de faire en sorte que l'inscription à votre événement se déroule sans heurts :
1. Préinscription
En permettant aux participants de s'inscrire en ligne à l'avance et de recevoir leur matériel sous forme numérique juste avant l'événement, vous réduisez le nombre de personnes qui font la queue. En général, lors des événements d'entreprise, les participants peuvent se rendre directement à leur premier cours ou conférencier avec leur badge et l'application de l'événement sur leur téléphone intelligent. La plateforme d'inscription en ligne doit également rester ouverte le plus longtemps possible. Cela permet de réduire le nombre de personnes qui s'inscrivent pour la première fois tout en favorisant l'efficacité sur le lieu de l'événement. Les participants peuvent récupérer leur badge et leur matériel rapidement, sans attendre.
2. Bureau d'inscription
La première impression est importante. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir un bureau présentable qui serve de point de contact avec les clients tout en étant facile à trouver. Les membres du personnel doivent être intelligents, enthousiastes et formés pour accueillir et aider les visiteurs à chaque instant. Les membres du personnel qui ne sont pas formés retarderont les files d'attente, provoqueront des frustrations et nuiront à l'expérience des clients. Vous voulez des personnes capables de vous aider pour tout et n'importe quoi. En outre, le bureau d'inscription doit rester ouvert pendant toute la durée de l'événement. Au moins une personne doit être disponible pour aider quelqu'un, quelle que soit l'ampleur du problème. Lorsque personne n'est là pour aider, les problèmes mineurs peuvent faire boule de neige et devenir plus graves, les invités cherchant de l'aide ailleurs.
3. La technologie
Utilisez les technologies les plus récentes dans tous les aspects de votre enregistrement. Associez-vous à une entreprise qui propose les logiciels les plus astucieux, les plus pratiques et les plus récents. Ce logiciel devrait simplifier et accélérer le processus d'inscription afin que vous puissiez vous occuper de choses plus importantes. Vous pouvez obtenir des invitations automatisées, des systèmes RSVP, un suivi RFID, un retour d'information, des applications, etc. De plus, toutes ces options peuvent être reliées à la base de données d'inscription pour faciliter encore davantage les opérations. Plus besoin d'une personne avec un presse-papiers. Tout ce dont vous avez besoin sera accessible et intuitif. Bien que les nouvelles technologies permettent de gagner du temps, vous devez être conscient des éventuels problèmes. Veillez à faire un essai quelques semaines à l'avance. Passez en revue quelques exemples d'inscriptions et voyez si vous pouvez trouver des failles. Cela vous permettra d'atténuer l'anxiété que vous pourriez ressentir à l'idée d'utiliser une nouvelle technologie.
Il faut du temps et de l'attention pour que l'inscription à un événement d'entreprise se fasse sans problème. Penser à l'avance et être prêt à tout est la clé d'une installation réussie. Bien que les files d'attente soient parfois inévitables, il vous appartient de rendre l'expérience moins irritante. Prévoyez de la musique d'ambiance, des collations et un personnel amical pour que les invités sachent qu'ils ne sont pas qu'un numéro. Faire une bonne première impression lors de l'enregistrement, c'est instaurer la confiance et cimenter les relations.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l'organisation de votre prochain événement d'entreprise, contactez notre équipe dès aujourd'hui.
