Les réunions les plus efficaces sont toujours celles qui sont correctement planifiées. Si vous êtes chef d'entreprise ou membre d'une équipe commerciale, vous savez certainement que chaque réunion comporte de nombreux détails qui doivent être pris en compte. Parfois, ces détails sont négligés et la productivité de la réunion diminue. Pour que vous et votre équipe soyez aussi productifs que possible lorsque vous planifiez votre réunion, suivez ces trois stratégies simples :
Stratégie n° 1 : se réunir en groupe
Chaque membre de l'équipe de planification d'une réunion a une voix précieuse qui doit être entendue à un moment ou à un autre. La technologie vous permet de planifier sans que tout le monde soit présent. Parfois, c'est une bonne chose, mais d'autres fois, ce n'est pas le cas. L'une des parties les plus importantes de la planification d'une réunion est de se réunir en face à face en tant qu'équipe complète aussi souvent que possible. L'interaction entre les membres de l'équipe augmente et garantit que toutes les voix sont entendues. Les idées peuvent être facilement partagées et développées. Si un membre de l'équipe n'aime pas une idée ou une opinion d'un autre membre de l'équipe, il est plus susceptible d'exprimer son inquiétude de manière raisonnable et professionnelle lors d'une réunion en face à face. Vous devez vous fixer comme priorité d'organiser au moins une réunion avec l'ensemble de votre équipe. Dans l'idéal, il s'agira de la réunion de lancement.
Stratégie n° 2 : Établir un calendrier
Il est très important d'établir un calendrier de planification des réunions. Il est très facile pour une équipe de se laisser distraire et de s'engager dans une direction complètement différente de celle qu'elle est censée prendre. Le fait de disposer d'un calendrier détaillé décrivant exactement ce que vous allez faire permet à tout le monde de rester sur la bonne voie et de se concentrer. Bien entendu, vous devez prévoir un espace dans le programme pour permettre à chacun d'échanger des idées et de poser des questions. Vous devez également prévoir du temps pour que les membres de l'équipe puissent exprimer leurs préoccupations. L'établissement d'un calendrier de cette manière vous permet, à vous et à votre équipe, de planifier efficacement votre réunion. En suivant votre programme et en évitant de vous laisser distraire, vous économiserez du temps, de la frustration et de l'argent.
Stratégie n° 3 : Tenir un journal
L'étape qui suit la création d'un calendrier est la tenue d'un journal. Pendant que vous suivez votre programme, un membre de votre équipe doit tenir un journal qui décrit tout ce qui s'est passé. Le temps passé sur certains sujets doit être consigné. Il en va de même pour les idées et les opinions des membres de l'équipe. Vous communiquerez probablement en équipe pendant une longue période pour planifier votre réunion. Un journal vous aide à garder une trace de tout ce qui se passe. Il peut facilement être envoyé par courrier électronique aux membres de l'équipe et des idées peuvent être créées pour des détails spécifiques de la planification de la réunion qui ont été négligés. Ce type d'approche détaillée élimine le risque d'erreur. Il garantit le bon déroulement du processus de planification de la réunion. Elle vous rapproche également d'une réunion productive.
Les stratégies de base sont toujours les meilleures. Se réunir en groupe, établir un calendrier et tenir un journal sont trois stratégies très simples que vous et votre équipe pouvez mettre en œuvre pour planifier vos réunions. Le processus de planification des réunions se déroulera sans heurts. Toute votre équipe sera sur la même longueur d'onde et avancera dans la même direction. La probabilité que votre réunion soit très productive augmentera considérablement. Si vous souhaitez obtenir de l'aide supplémentaire concernant la planification des réunions, n'hésitez pas à contacter McVeigh Global Meetings and Events. L'un des membres de votre équipe vous fournira toutes les informations nécessaires à la planification de votre réunion. Si vous utilisez l'un de nos services de planification de réunions, nos professionnels se chargeront de gérer tous les aspects de votre réunion. Ce service professionnel est le meilleur moyen de garantir la réussite de votre réunion.
