En tant qu'organisateur de réunions, vous êtes probablement conscient de toutes les choses qui peuvent aller bien ou mal lors d'un événement. Mais avez-vous mis en place un plan de gestion des risques qui vous permettrait d'alléger votre stress ? Vous vous demandez peut-être ce que nous entendons par là. La gestion des risques consiste à réduire la possibilité d'une crise lors d'un événement ou, du moins, à disposer d'un plan de secours. Les crises peuvent aller de la sécurité alimentaire ou de la défaillance de l'équipement à une véritable urgence météorologique.
Heureusement, il existe de nombreuses mesures à prendre pour limiter certaines incertitudes liées à l'événement. Voici cinq façons d'éliminer les risques lors de l'organisation d'une réunion :
- Choisir soigneusement le lieu de la réunion
Vous devez tenir compte de quelques facteurs importants lorsque vous choisissez le lieu de l'événement. Par exemple, l'infrastructure médicale à proximité, l'environnement local, la criminalité, les éventuelles controverses et même la propriété du lieu. Pensez également aux moyens de transport et à la facilité d'accueil des invités. Consultez Google pour savoir si les taxes hôtelières vont augmenter dans la région. Le fait de jeter un coup d'œil au bâtiment lui-même et de remarquer les petits problèmes de détail peut également être un indicateur de pannes potentielles qui pourraient mener à un désastre. Prêtez attention aux détails !
- Élaborer un plan de gestion de crise
Même si l'on ne peut pas tout prévoir, il est bon d'avoir une stratégie qui évalue les risques possibles, leur probabilité d'occurrence et leurs conséquences. Le plan doit comprendre des procédures d'intervention en cas d'urgence, des cartes et des informations vitales sur le lieu de l'événement, des listes de personnes à contacter parmi le personnel clé et tout autre document utile, comme les procédures d'urgence de l'établissement. En ayant toutes ces informations à portée de main, vous serez prêt à faire face à n'importe quelle éventualité.
- Prévoir un plan de secours
La redondance est de mise lors de l'organisation d'une réunion. Par exemple, si votre événement se déroule en plein air, assurez-vous d'avoir un plan de rechange en cas de mauvais temps. Ou encore, si votre conférencier principal tombe malade, prévoyez quelqu'un qui pourra facilement le remplacer. Vous devriez même envisager de sauvegarder numériquement les informations relatives à la planification de votre événement, juste au cas où. En outre, l'élaboration de plans d'urgence dès le départ et à chaque réunion de suivi permet d'explorer toutes les possibilités et solutions.
- Se concentrer sur les facteurs à haut risque
Il n'est peut-être pas possible d'avoir un plan de secours pour tout, c'est pourquoi vous devez essayer d'identifier au moins deux éléments qui pourraient avoir un impact important en cas de problème. Par exemple, de la nourriture avariée lors de votre événement pourrait certainement influencer votre réunion plus que la propreté des toilettes. Les gens sont plus susceptibles de se souvenir d'avoir été malades et associeront votre client à ce souvenir pendant très longtemps. Un autre risque important est que le DJ demandé par le client soit connu pour son manque de fiabilité par rapport à celui que vous avez engagé à plusieurs reprises. Il est parfois préférable de s'en tenir à l'ancienne fiabilité.
- Ne pas faire confiance à l'expert
Dans ce cas, l'expert, c'est vous ! Faites preuve d'un scepticisme de bon aloi à chaque étape de votre processus de planification. Posez sans cesse des questions et approfondissez les choses afin que votre équipe reste toujours sur ses gardes. Vous pourriez explorer des zones de risque auxquelles vous n'aviez jamais pensé auparavant. Ne partez jamais du principe que tout se passera bien. Cependant, l'évaluation de tous les risques et de toutes les failles potentielles, ainsi que de leurs solutions, vous aidera.
Chaque événement comporte des variables et des circonstances différentes. S'il est bon d'avoir des listes de contrôle préétablies, il faut savoir s'adapter. Abordez chaque nouvel événement avec un regard neuf et la volonté d'identifier tous les problèmes potentiels propres à la situation. L'élaboration d'une stratégie de gestion des risques permet d'éliminer toute incertitude tout en réduisant les risques d'un désastre non organisé. En tant qu'organisateur de réunions, il vous incombe de veiller à ce que chaque détail, petit ou grand, soit pris en compte avec un œil attentif et professionnel.
