Dans le passé, le secteur de l'organisation de réunions et d'événements était très manuel. Les participants s'enregistraient et signaient avec un stylo et du papier, recevaient un badge physique sur un cordon, ainsi que des documents imprimés qu'ils devaient ensuite transporter avec eux. À cette époque, les mesures des événements étaient établies et analysées en compilant, en rassemblant et en évaluant manuellement les données, et les problèmes n'étaient résolus que lorsqu'une personne les signalait à un organisateur d'événement. Ces dernières années, cependant, la technologie événementielle a commencé à évoluer de manière spectaculaire et rapide. De nouvelles technologies de pointe sont en train de révolutionner complètement l'expérience individuelle des participants à un événement. Les organisateurs disposent soudain d'une multitude d'informations, et les problèmes peuvent être analysés et résolus avant même qu'ils ne se produisent. Quelles sont les technologies à l'origine de ces changements ? En voici six qui sont à l'origine de changements massifs dans le secteur des réunions et des événements.
Technologie n° 1 : l'identification par radiofréquence (RFID)
En termes simples, la RFID est une technologie qui permet à une puce/étiquette sans fil et à un lecteur de communiquer l'un avec l'autre sur de longues ou de courtes distances. Ces puces peuvent être intégrées dans divers matériaux, des bracelets aux cartes en passant par les badges, et cette technologie est à l'origine d'un changement radical dans le secteur de l'événementiel. Il existe de nombreux exemples d'événements qui intègrent cette technologie avec des résultats spectaculaires. Le festival de musique Tomorrowland, en Belgique, a utilisé des bracelets munis de puces RFID pour permettre aux participants de se connecter facilement les uns aux autres. Les noms des participants et leurs comptes Facebook étaient stockés dans le nuage, de sorte que si deux personnes se rencontraient, elles pouvaient appuyer sur un cœur sur leur bracelet et un courriel était envoyé entre elles. Ils pouvaient ainsi se souvenir des personnes qu'ils avaient rencontrées pendant le festival. Lors du festival Taste of Toronto, les participants ont reçu des cartes équipées de RFID, qu'ils pouvaient précharger avec de l'argent pour l'acheter aux vendeurs. Des fonds supplémentaires pouvaient être ajoutés à différentes stations tout au long du festival et, à la fin de l'événement, tous les soldes restants étaient donnés à des œuvres caritatives. Les possibilités offertes par la RFID dans le cadre de réunions et d'événements sont pratiquement infinies, notamment la participation des participants à des cadeaux, l'intégration transparente des médias sociaux, l'enregistrement automatique et la signature lors d'un événement, ce qui aide les organisateurs à déterminer exactement le nombre de personnes ayant participé à un événement ou à un atelier. Il est possible d'éliminer une grande partie du travail manuel qui peut ralentir les processus. Ce type de travail manuel pourrait ne plus être une option viable pour les entreprises du secteur de l'événementiel.
Technique n° 2 : applications spécifiques aux événements
Traditionnellement, les participants à un événement recevaient, et parfois reçoivent encore, un guide papier encombrant contenant les différents agendas, les publicités, les biographies des conférenciers et une foule d'autres informations qui peuvent ne pas être pertinentes pour eux. Les applications spécifiques aux événements peuvent rassembler ces éléments et permettre aux participants d'accéder uniquement aux informations pertinentes pour leur expérience spécifique, directement sur leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur portable. Des notifications peuvent être intégrées dans les applications, afin d'avertir les participants de la tenue d'événements spécifiques et d'autres informations importantes liées à l'événement. Ces applications peuvent également fournir un canal spécifique permettant aux participants de communiquer entre eux, d'échanger des informations de contact, de partager sur les médias sociaux, etc. Bien sûr, il y a le défi du développement de l'application elle-même. Le développement d'une application peut être une entreprise coûteuse et chronophage, ce qui peut faire hésiter certains clients à en faire développer une pour leur événement. Cependant, de plus en plus de programmes ont été développés et peuvent être utilisés pour créer des applications et réduire les coûts. Les planificateurs d'événements créent également des moyens pour que les applications continuent d'ajouter de la valeur après l'événement, ce qui les rend de plus en plus précieuses.
Technologie n° 3 : la réalité augmentée (RA)
Pour ceux qui ne connaissent pas, la réalité augmentée est le processus d'imposition numérique d'images ou d'informations sur des objets physiques. Cela se fait généralement à l'aide d'un appareil mobile ou d'une forme de technologie portable. La réalité augmentée est de plus en plus sous les feux de la rampe, notamment grâce aux nombreux jeux populaires disponibles sur les smartphones et autres appareils dotés d'une connexion Wi-Fi. Cette technologie a le potentiel de transformer l'industrie de l'événementiel. Elle permet aux vendeurs de faire des démonstrations de leurs produits sans avoir à les transporter physiquement jusqu'à l'événement. Les sponsors peuvent diffuser des publicités et des vidéos à n'importe quel endroit du site. Les marques peuvent créer des expériences immersives supplémentaires autour de leurs produits, par exemple en montrant des personnes numériques en train de danser pendant que de la musique est diffusée par des haut-parleurs physiques. Noonah Experiential s'est récemment associé à Cambridge pour créer un stand permettant aux utilisateurs de se prendre en photo à l'intérieur de l'université de Cambridge.
La réalité augmentée peut permettre aux organisateurs d'événements d'accroître considérablement l'engagement des participants en les rendant beaucoup plus immersifs et interactifs.
Technique n° 4 : Réalité virtuelle (RV)
La réalité virtuelle est une étape supérieure à la réalité augmentée. Les utilisateurs enfilent un casque de réalité virtuelle et sont alors totalement immergés dans un autre environnement. Elle est déjà utilisée pour offrir aux joueurs de jeux vidéo une expérience totalement nouvelle dans laquelle ils se retrouvent dans un jeu plutôt qu'en dehors du jeu. La RV est également de plus en plus utilisée pour améliorer considérablement l'expérience des participants aux événements. Le festival de musique Coachella a récemment lancé une application de RV qui, avant le festival, permettait aux participants de voir des photos à 360 degrés de l'année précédente, de regarder des interviews avec les artistes qui allaient se produire et de faire une visite guidée du site du festival. Lors de la conférence annuelle ComicCon en Californie, le réseau FX a fait la promotion de son émission American Horror Story en créant une expérience VR. Comme le note Events Force : Un dôme a été créé à l'extérieur du centre de convention où une expérience psychologique immersive a emmené les participants dans l'univers d'American Horror Story. En entrant dans le dôme, les participants ont été accueillis par des hôtes en blouse blanche, tandis qu'une musique apaisante était diffusée. Une série de "lits" ont été placés dans un pentagone où les participants ont été invités à s'allonger, un drap placé sur eux, puis un casque HTC Vive et des écouteurs ont été installés. L'expérience a exploité des phobies courantes telles que les clowns, le vertige et la claustrophobie, et a présenté les personnages et les lieux effrayants des multiples séries AHS dans une vidéo de 5 minutes. Les possibilités d'utilisation de la RV lors d'événements sont nombreuses. Imaginez que vous assistiez à une conférence sur l'industrie du voyage et que vous puissiez vous promener dans les magnifiques paysages d'un lieu exotique, ou que vous assistiez à la première d'un film et que vous puissiez faire une visite virtuelle du plateau de tournage. Il ne faudra pas attendre longtemps avant que la RV ne soit utilisée régulièrement pour impliquer les participants aux événements.
Technologie n° 5 : analyse des événements
Peu de choses sont plus puissantes que les données. Elles vous permettent d'évaluer tous les aspects d'un événement, de mettre en évidence les succès et les échecs, les tendances cachées, les domaines à améliorer, et de comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné afin de pouvoir le modifier lors de la prochaine édition. Plus le nombre de technologies mises en œuvre lors d'événements est important, plus il est possible de recueillir des données. Les organisateurs sont en mesure de voir rapidement quels aspects ont eu le plus de succès et lesquels n'ont pas été très bien accueillis. Les impressions des sponsors par emplacement publicitaire pourront être croisées avec les participants qui ont vu ces publicités et avec les informations disponibles sur leurs profils de médias sociaux. Les profils de médias sociaux des participants pourront être comparés aux publicités utilisées pour promouvoir la conférence afin de déterminer celles qui ont été les plus efficaces. Au fur et à mesure que des tendances surprenantes se dégagent des données, les organisateurs d'événements pourront s'adapter, même en temps réel, à ce qui se passe. Ils seront également en mesure de façonner leurs futures conférences pour une efficacité maximale.
Technique n° 6 : hyperciblage sur les médias sociaux
L'utilisation des médias sociaux lors d'événements n'est pas une nouveauté, mais avec l'apparition de nouvelles plateformes et la collecte de données toujours plus nombreuses, il faut s'attendre à voir apparaître des stratégies de médias sociaux beaucoup plus ciblées. Par exemple, comme Facebook recueille de plus en plus de données géographiques, il faut s'attendre à ce que les organisateurs d'événements hyperciblent les participants potentiels en fonction de leur localisation. Lorsqu'un barista se rend au travail, il peut voir une publicité pour une conférence sur le café s'afficher dans Facebook Messenger. Ou encore, lorsqu'un amateur de bandes dessinées entre dans son magasin préféré, il voit une publicité pour le ComicCon dans son fil d'actualité Facebook. En outre, les sponsors s'appuieront sur les données des médias sociaux pour déterminer s'il y a lieu d'investir dans un événement plutôt que de se contenter de sponsoriser un événement parce qu'il correspond à leur marché. Ils seront en mesure d'examiner de près les tendances des profils des personnes qui ont participé à l'événement par le passé et de celles qui se sont inscrites. Cela leur permettra d'évaluer si un événement générera réellement un retour sur investissement positif. Ce type de ciblage pose-t-il un problème de protection de la vie privée ? Bien sûr, mais les organisateurs d'événements peuvent s'en tenir strictement aux lignes directrices tout en approfondissant les données disponibles.
Conclusion
Les changements technologiques dans le domaine de l'événementiel ne sont pas nouveaux et se produisent depuis des décennies. Il suffit de penser qu'au début des années 2000, il était révolutionnaire d'offrir le wifi gratuit lors d'une conférence. Plus tard, l'idée de permettre aux gens d'utiliser leurs smartphones pour obtenir des informations ou des évaluations a constitué un autre grand pas en avant, et aujourd'hui, nous envisageons de partager virtuellement de grandes quantités d'informations. Il semble toutefois que les avancées se fassent à un rythme plus rapide que jamais. Si les organisateurs d'événements veulent rester à la pointe du secteur, ils doivent à la fois comprendre les changements et être prêts à les mettre en œuvre, car l'engagement des participants devient de plus en plus important lorsqu'il s'agit de mesurer le retour sur investissement d'un événement.
