Bienvenue à une séance exclusive de questions-réponses avec l'équipe de sourcing de MGME ! Chez MGME, notre mission est d'offrir des expériences événementielles exceptionnelles en trouvant et en obtenant les lieux parfaits adaptés aux besoins uniques de nos clients. Nos professionnels dévoués travaillent sans relâche pour s'assurer que chaque détail est méticuleusement planifié et exécuté. Dans cet entretien, nous nous penchons sur les stratégies, les défis et les innovations qui poussent notre équipe de sourcing à exceller, et nous expliquons comment nous restons à l'avant-garde des tendances de l'industrie et comment nous améliorons continuellement nos pratiques.
Q : Pouvez-vous nous présenter brièvement l'équipe de sourcing de MGME et ses principales fonctions ?
R : L'équipe de sourcing de MGME aide à trouver et à sécuriser l'emplacement idéal pour tout événement. Nous travaillons en étroite collaboration avec les parties prenantes afin de comprendre les besoins spécifiques, y compris la taille, l'emplacement, les commodités ou le budget. Notre équipe se plonge dans la recherche, planifie et organise des visites de sites, et négocie pour obtenir la meilleure offre. Nous nous occupons de tous les détails du contrat, nous nous assurons que tout est juridiquement solide et nous nous coordonnons avec nos clients pour couvrir tous les aspects logistiques. Nous gardons également un œil sur le budget, résolvons tous les problèmes qui se posent et conservons des dossiers détaillés sur notre processus. Après l'événement, nous recueillons des commentaires afin d'être en mesure de faire des choix encore meilleurs pour les événements futurs.
Q : Quelles sont les tendances actuelles en matière d'approvisionnement pour les réunions et événements de motivation, et comment MGME reste-t-elle à l'affût de ces tendances afin d'offrir les meilleures options à ses clients ?
R : Actuellement, nous constatons une augmentation de la demande pour des sites internationaux et des exigences très spécifiques en matière de salles de réunion et d'espaces extérieurs. Les lieux durables, écologiques et immersifs sont également une priorité, tout comme les espaces dotés d'options technologiques intégrées pour améliorer l'expérience des participants.
Nous restons à l'affût des dernières tendances en matière de recherche de lieux pour les programmes d'incitation en recherchant continuellement des expériences uniques et immersives, telles que des sites historiques et des repères culturels. Nous nous efforçons de trouver des lieux durables et respectueux de l'environnement, en veillant à ce qu'ils respectent les certifications écologiques et les pratiques respectueuses de l'environnement. Nous mettons l'accent sur l'intégration de la technologie, ce qui signifie que nous recherchons des lieux dotés de capacités avancées, telles que des événements hybrides et des options d'événements virtuels. Nous personnalisons chaque événement, en adaptant les environnements et les services aux besoins et aux préférences des clients. En outre, nous intégrons la culture locale pour des expériences authentiques et choisissons, dans la mesure du possible, des lieux plus petits et plus intimes pour des interactions personnalisées. En restant à l'écoute de ces tendances, MGME offre des programmes de motivation exceptionnels et avant-gardistes.
L'équipe de MGME participe régulièrement à des webinaires, des roadshows et des voyages de familiarisation pour se tenir au courant des destinations, des propriétés et des expériences. Nous tirons parti de nos relations étroites avec les marques pour nous assurer d'être toujours au courant des dernières promotions, des nouvelles propriétés et des autres mises à jour de l'industrie. Notre équipe a également un appel hebdomadaire avec un partenaire, tel qu'une marque d'hôtel, un DMC ou d'autres fournisseurs, pour se tenir au courant de leurs dernières offres.
Q : Pouvez-vous décrire un défi récent auquel vous avez été confronté et comment vous l'avez surmonté ?
R : Un client récent aimait un endroit où il n'y avait pas assez de chambres d'hôtel. Jessica Diehl, responsable du sourcing, a utilisé sa connaissance de la région et ses compétences en matière de sourcing pour identifier et négocier plusieurs blocs de chambres en surnombre dans des établissements plus petits. Bien qu'il s'agisse d'un défi de longue haleine, sa persévérance a porté ses fruits et elle a pu trouver des chambres pour tous les participants et le personnel de l'événement, tout en respectant les paramètres budgétaires.
Q : Quels sont les facteurs que vous considérez comme les plus importants lors de la sélection des lieux pour ces événements ?
R : Nous adaptons toujours l'événement à la vision du client et aux besoins du programme. Une fois que nous avons dressé une liste d'établissements potentiels à soumettre à l'examen du client, la rapidité de la réponse et la relation avec l'hôtel ou la marque peuvent souvent faire la différence dans le choix du lieu où se déroulera finalement l'événement. En outre, si nous avons un historique avec un établissement, nous fournissons des conseils détaillés et des études de cas à nos clients.
Q : Quelles sont les mesures prises par MGME pour intégrer le développement durable dans le processus d'approvisionnement ?
R : Notre directrice du développement durable, MaryBeth Reeves, a formé toute l'équipe de MGME aux meilleures pratiques en matière d'événements durables. Lors de l'approvisionnement, nous recherchons des établissements qui encouragent les pratiques durables ou qui ont adopté des solutions respectueuses de l'environnement. Nous vérifions également s'ils possèdent des certifications écologiques.
Q : Pouvez-vous donner des exemples de solutions innovantes que vous avez mises en œuvre pour améliorer le processus d'approvisionnement ?
R : En tant qu'équipe, nous avons adopté Monday.com pour mieux communiquer entre les départements, ce qui nous permet d'améliorer le processus de sourcing. Nous intégrons également l'utilisation de l'IA dans le processus de sourcing afin de garantir la meilleure adéquation entre le bien et le programme. Nous l'utilisons également pour aider à lancer le processus de recherche d'activités hors site dans des destinations moins fréquentées.
Q : Quels sont les mécanismes de retour d'information mis en place pour garantir l'amélioration continue de vos pratiques de sourcing ?
R : Un membre de l'équipe de sourcing participe aux discussions post-conférence avec notre équipe et le client pour connaître leur activité. Nous examinons les enquêtes réalisées après l'événement pour évaluer la satisfaction des participants à l'égard du lieu de l'événement.
Q : Comment MGME construit-il et maintient-il des relations solides avec les sites et les fournisseurs ?
R : De nombreux membres de notre équipe assistent régulièrement aux événements organisés par les associations membres, comme SITE et MPI. En plus des tournées de présentation, des présentations Web et des voyages de familiarisation mentionnés précédemment, l'équipe est un partenaire bien connu dans l'industrie de l'événementiel.
Q : Pouvez-vous nous parler de l'importance des partenariats dans le processus de sourcing et des avantages qu'ils procurent à vos clients ?
R : Nous pensons que les relations sont cruciales dans le processus de sourcing et de négociation. La présence de longue date de MGME dans l'industrie signifie que nous sommes en mesure de développer et d'entretenir des relations avec les marques et les fournisseurs les plus importants. Nous tirons parti de ces relations pour garantir les meilleurs résultats possibles à nos clients. La force de ces relations, combinée au volume de chambres réservées par MGME sur une base annuelle, permet une négociation plus fluide et un processus contractuel plus efficace.
Q : Quels sont, selon vous, les plus grands défis et les plus grandes opportunités pour l'organisation de réunions et d'événements de motivation dans les 5 à 10 prochaines années ?
R : L'augmentation du coût des chambres d'hôtel, de la location des salles de réunion et de la restauration a considérablement augmenté depuis la fin de la pandémie, alors que la demande était refoulée par le retour des réunions en direct. Les propriétés avaient le dessus car la demande dépassait l'offre. Alors que le volume a commencé à se stabiliser aux niveaux d'avant la pandémie, les prix et les frais supplémentaires ne diminuent pas, ce qui représente un défi permanent.
L'opportunité réside dans le fait que de plus en plus d'entreprises reconnaissent la valeur des voyages de motivation et investissent davantage dans des destinations et des expériences différentes.
Q : Comment MGME se prépare-t-elle à relever ces défis et à saisir ces opportunités ?
R : MGME continuera à renforcer ses relations avec ses partenaires de l'industrie, à informer ses clients sur les destinations et les propriétés nouvelles et passionnantes, et à tirer parti de sa connaissance approfondie de l'industrie.
Q : Quel est l'aspect le plus gratifiant de votre travail au sein de l'équipe de sourcing ?
R : L'aspect le plus gratifiant est la signature du contrat. Parce que nous savons que le client obtient le meilleur emplacement pour son événement et les conditions les plus favorables.
Q : Pouvez-vous nous faire part d'une expérience mémorable ou d'une réussite de votre passage chez MGME ?
R : Nous avions un client qui voulait vraiment aller dans une propriété de Disney, mais il a refusé plusieurs fois en raison de la taille et de l'ampleur de l'événement. La ténacité d'Hannah a porté ses fruits et le client a pu réaliser son souhait lorsqu'un lieu a été confirmé pour un événement en 2025.
Nous avons une cliente, Jessica, qui recherche plusieurs centaines de programmes par an depuis six ans. Comme nous l'avons mentionné, les relations sont essentielles dans ce secteur.
En restant à l'écoute des nouvelles tendances, en entretenant de solides relations avec l'industrie et en donnant la priorité à la durabilité, notre équipe de sourcing veille à ce que nos clients bénéficient des meilleures expériences possibles en matière d'événements. En regardant vers l'avenir, MGME s'engage à relever les défis et à saisir les opportunités pour améliorer ses processus de sourcing. Nous espérons que ces questions-réponses vous ont permis de mieux comprendre notre approche et la passion qui anime notre équipe afin d'obtenir des résultats exceptionnels pour chaque événement. Si vous pouvez l'épingler, nous pouvons le planifier.
