Le choix d'un lieu, la commande de nourriture et l'invitation des convives ne sont que la partie émergée de l'iceberg lorsqu'il s'agit d'organiser un événement. Bien que l'organisation d'un événement puisse sembler facile en théorie, lorsqu'il s'agit d'organiser la soirée parfaite, il y a beaucoup plus qu'il n'y paraît. En fait, faire appel à un organisateur d'événements expérimenté peut faire la différence entre un événement réussi et un échec. Selon Whova, 21 détails de la liste de contrôle sont souvent oubliés. Un organisateur d'événements expérimenté vérifiera tous ces points et bien d'autres encore.
Le lieu peut-il accueillir le nombre d'invités prévu ? Votre lieu dispose-t-il d'une licence de vente d'alcool ? Travaille-t-il avec des traiteurs qui offrent des réductions ? Ce sont toutes des questions auxquelles un organisateur d'événements expérimenté peut répondre lorsqu'il recommande le lieu de votre choix pour votre événement. Si vous envisagez d'engager un planificateur d'événements pour votre prochain événement, considérez les trois raisons suivantes pour lesquelles vous avez besoin de l'aide d'un professionnel pendant le processus de planification de l'événement.
1. Connaissance du lieu, du prix et du marché
Le dépassement du budget, l'espace disponible et même la sélection d'un lieu approprié pour vos invités sont autant de facteurs à prendre en compte lors de l'organisation de votre événement. En raison de leur implication constante dans le domaine, les planificateurs d'événements établissent des liens avec des lieux qui leur permettent d'avoir une connaissance directe du prix, de l'espace et même du style des lieux. Ces planificateurs d'événements travailleront avec plusieurs lieux à plusieurs reprises et, après avoir recueilli quelques détails sur votre événement spécifique, ils seront en mesure de sélectionner un lieu qui conviendra à votre budget tout en répondant à toutes les exigences spécifiques que vous avez énoncées. La plupart des organisateurs bénéficient même de tarifs réduits après avoir établi une relation avec le lieu qu'ils envisagent pour votre événement. En outre, leur connaissance de votre marché ou de votre clientèle les aidera à se concentrer sur un lieu spécifique pour répondre à vos besoins et faire de l'événement un grand succès.
2. Pouvoir de négociation
Même si vous êtes un bon négociateur, les organisateurs d'événements ont un avantage certain dans ce domaine. Grâce aux relations qu'ils entretiennent avec leurs clients existants, aux clients réguliers, aux recommandations et aux nouveaux clients, ils sont constamment motivés pour interagir avec les lieux disponibles et sont mieux placés pour fournir aux lieux, aux traiteurs et aux autres services des clients réguliers. Il s'agit là d'un avantage considérable pour les organisateurs d'événements, qui leur permet de comprendre leur vendeur aussi bien, sinon plus, qu'ils ne connaissent leurs clients. Ces organisateurs travaillent en permanence avec des services d'organisation d'événements et des sites. Ce contact permanent leur permet de savoir quelles sociétés de restauration travaillent avec quels lieux et les aide à créer un ensemble de services répondant à vos besoins. Ces organisateurs ont peut-être déjà travaillé avec ces entreprises par le passé, ce qui les met en position de négocier un prix qui correspond à votre budget.
3. Ils comprennent les différents scénarios et la manière de les éviter
La gestion et la facilitation des contrats, le fait de servir de l'alcool en présence de mineurs et le mauvais temps pour les événements en plein air ne sont que quelques exemples des différents facteurs de risque auxquels les organisateurs d'événements sont confrontés. Ces planificateurs connaissent non seulement les risques potentiels liés à l'organisation d'un événement, mais un bon planificateur a également mis en place un plan de secours pour s'assurer que le client ne se rende même pas compte qu'il y a un problème. Se préparer à ces risques potentiels est déjà difficile pour un organisateur expérimenté ; cependant, imaginer tous les scénarios possibles sans expérience préalable peut laisser place à l'erreur et mettre en péril le succès de votre événement. Faire appel à un organisateur d'événements expérimenté vous permettra, à vous et à vos invités, de vivre un événement agréable et sans stress.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez vous entretenir avec un organisateur d'événements professionnel, contactez-nous dès aujourd'hui.
