Notre équipe a récemment participé à la conférenceConnectà Orlando, au World Center Marriott. Il était agréable de reprendre la route, mais l'expérience a été extrêmement différente. Il est important departager notre expérience avec vous, car lorsque vous planifiez et participez à des événements en direct, vousdevez savoir à quoivous attendre.
Malgré une arrivée tardive à l'aéroport,le parking était grand ouvert et iln' y avait aucune file d'attente à la TSA. Plusieursrestaurants de l'aéroport étaient fermés. Le vol était relativement plein,tout le monde portait un masqueet très peu de nourriture a été servie. Ànotre arrivée au World Center Marriott, on nous adit qu'il n'y aurait pas d'entretien ménager, sauf sur demande. Seuls quelques points de restauration étaient ouverts, avec un menu limité. Même le service d'étage était limité et préemballé. Notre équipe a apprécié lapolitique stricte de l'hôtel enmatière de port de masque. Le lieu étaitéquipé d'une signalisation abondante, d'autocollants au sol et de stations sanitaires.
Renée Jacobs, notre vice-présidente exécutive chargée des conférences et des expositions, a été particulièrement impressionnée par les protocoles de sécurité. "Connect a mis en œuvre un plan de sécurité et de propreté axé sur la protection de notre santé afin que nous puissions nous concentrer sur la conduite de nos affaires. Ce plan comprenait de nouveaux processus tout au long du parcours de l'événement", explique Renee. "Tout, des décharges de responsabilité aux kits de bienvenue envoyés par la poste, en passant par les contrôles de température quotidiens et la distribution d'EPI. En tant qu'organisateurs d'événements, il est essentiel que nous fassions notre part dans la lutte contre ce virus en promouvant des pratiques saines lors d'événements en personne. Je crois que Connect a fait exactement cela et je suis reparti optimiste sur le fait que les événements en personne peuvent encore avoir lieu en ces temps de changement.
Connect a accueilli lesparticipants avecune soirée de 90 minutes , répartie dans un vasteespace de pré-fonctionnementoù peu de nourriture a été servie. Pour minimiser les files d'attente, ily avait plusieurs bars, chacun proposant une boisson spéciale. La seule autre activité en soirée était une courte réception de clôture dans l' enceinte du salon. Lors de ces deux événements, les participants n'étaient malheureusement pas socialement distants dans les files d'attente. Le salon lui-même était clairsemé. Les quelques stands étaient plus espacés que d'habitude. Les vendeurs ont utilisé dessiègesde théâtre socialement distants pour laformation sur le salon , avec desécouteurs pour les participants, qui ont été nettoyés entre les sessions.
Chaque matin, les participantsrecevaient un bref questionnaire de santé par SMS. Connect leur demandait ensuite d'apporter leur "note de passage" dans une salle où l'on prenait la température. Si votre température était normale, vous portiez un autocollant decouleur distincte sur votre badge.Tous les déjeuners étaient des buffets à emporter à double face. Les participants prenaient un sac et choisissaient entre des sandwichs, des accompagnements et des boissons.Toutes les stations de café et de thé étaient sans contact - l 'attention portée aux détails sur des points comme celui-ci est ce que vous devez apporter aux événements de vos clients.
Notre directrice de l'exploitation, Carvie Gillikin, a été très impressionnée par l'hospitalité. "Le personnel du World Center Marriott nous a accueillis à bras ouverts. La gratitude a commencé avec le groom et s'est étendue à toute la propriété. Le premier jour, pendant le petit-déjeuner, notre serveur nous a salués et remerciés de notre présence", raconte Carvie.
Chaque jour, nous avons assisté à des rendez-vous individuels avec des vendeurs. On nous a remis une liste de rendez-vous et nous nous sommes assis à l'extrémité d'une table de banquet de 8 pieds. Les vendeurs se déplaçaient vers chaque table pour des réunions de 6 minutes avec des pauses de 2 minutes,assis à l'autre bout pour maintenir une distance sociale. Des masques étaient nécessaires malgré la distance sociale. Plus de la moitié des rendez-vous se déroulaient en personne, les autres se déroulaientvirtuellement.
Les participants ont apporté leur propre ordinateur portable pour les rendez-vous virtuels. Une critique : la gestion des réunions virtuelles.Il n'était pas évident de distinguer les rendez-vous virtuels des rendez-vous en direct. Un vendeur apparaissait soudainement sur l' écran de votre ordinateur alors que vousvous attendiez à une réunion en direct .Rétrospectivement, le processus aurait été plus fluide si les participants avaient été informés à l 'avance des réunions virtuelles et des réunions en direct. Il est important d'anticiper les défis logistiques avec un plan solide et une équipe prête à les relever. Heureusement,la deuxième journée de rendez-vous s'est déroulée plus facilement.
Notre équipe est très heureuse d'avoir participé à Connect. Il est particulièrement important pour moi de soutenir notre industrie. Les clients doivent savoir que nous soutenons les événements en direct de la manière la plus sûre possible . Ce qu'il faut retenir: il est possible d' assister à des événementsen direct, sûrs et efficaces. Indépendamment des difficultés techniques et de la distanciation sociale, l'engagement est vraiment incomparable lors d'un événement en direct. Il n'y a rien de tel que d'établir des liens humains et de nouer des contacts en personne,même si cela implique de porter un masque.Cet événement a permis d 'entrevoir la lumière au bout du tunnel, et c 'était magnifique.
