PROBLÈME :
Notre client devait atteindre un grand nombre de fournisseurs de soins de santé nationaux après l'approbation de son produit par la FDA. Travaillant avec un budget limité, MGME devait développer une méthode de diffusion de contenu plus efficace, capable d'atteindre un public national.
SOLUTION :
Pour maximiser la couverture et réduire les coûts, MGME a mis en place des webinaires avec des membres de la faculté dans 150 lieux, au niveau national. Deux diffusions en direct ont été mises en place, l'une pour les fuseaux horaires de l'Est et du Centre, l'autre pour ceux des Montagnes et de l'Ouest.
Faculté et studio
Notre équipe a géré tous les contrats avec les professeurs et les studios, ainsi que la logistique, y compris la nourriture et les boissons, les transports aériens et terrestres. Les professeurs de chaque programme ont reçu des honoraires, ont été remboursés pour leurs dépenses personnelles, ont été hébergés à l'hôtel et ont bénéficié du transport terrestre lors de leurs déplacements. Toutes les données financières ont été communiquées par l'intermédiaire du portail de gestion des réunions stratégiques du client.
Public et lieu
Pour le public, MGME s'est approvisionné en lieux privilégiés, en s'assurant qu'ils répondaient aux exigences audiovisuelles et aux politiques de conformité. Chaque lieu utilisait des salles privées (4 murs, portes, plafond). Les techniciens de production audiovisuelle ont inspecté les lieux pour vérifier la connectivité et la qualité de la diffusion en continu. Les menus ont été choisis en fonction du plafond pharmaceutique pour ce repas.
Afin de promouvoir l'événement, des annonces ont été envoyées aux représentants des ventes (2 mois à l'avance) pour les informer sur la façon d'exécuter un programme dans leur région. MGME a créé des invitations personnalisées à distribuer aux participants HCP. Les HCP se sont inscrits sur un site web sécurisé qui :
- Suivi de l'état et des mises à jour des RSVP
- Distribuer des confirmations/rappels automatiques
- Envoi de courriels "Know before you go" au personnel logistique sur place, aux représentants des ventes et au lieu de l'événement.
Le jour de la diffusion, notre personnel sur place a géré l'enregistrement des participants (signatures), la restauration, l'aménagement des salles et les paiements. Une enquête sur place a permis de transmettre les commentaires/questions du public au corps enseignant par l'intermédiaire de smartphones ou d'autres appareils.
