Problèmes courants liés à l'organisation d'événements et solutions simples pour l'organisation d'événements

L'organisation d'un événement d'entreprise peut être une tâche difficile, mais avec l'aide de l'équipe talentueuse de McVeigh Global Meetings and Events, elle peut être beaucoup plus facile. Lors de la planification et de l'organisation d'un événement, vous pouvez vous heurter à des problèmes décourageants (mais courants). Les imprévus, les problèmes liés aux fournisseurs et les conflits de calendrier ne sont que la partie émergée de l'iceberg des problèmes potentiels liés à l'organisation d'un événement. S'il est impossible de prévoir tous les problèmes, le fait de comprendre les problèmes les plus courants en matière d'organisation d'événements est un excellent moyen de se préparer à l'éventualité de points communs au sein de l'industrie. Heureusement, selon BizBash, nombre d'entre eux ont des solutions simples.

Problème : attirer une foule pendant les mois d'hiver.

Solution : Créer une atmosphère accueillante. Il peut être difficile de susciter l'enthousiasme des gens pour un événement pendant les sombres mois d'hiver. Le mauvais temps et les débuts de soirée ont tendance à attirer les gens à l'intérieur, mais avec une conception et un décor appropriés, les invités feront la queue dans le froid pour entrer. Décorez une partie de votre espace événementiel sur le thème de l'été, en apportant à l'intérieur tout ce qui vous fait penser aux glorieuses journées d'été, afin de permettre aux invités d'oublier le marasme hivernal qui règne à l'extérieur. De plus, grâce aux médias sociaux et au courrier électronique, il n'a jamais été aussi facile et peu coûteux d'atteindre les personnes qui ont tendance à hiberner pendant les mois d'hiver.

Problème : perdre l'attention des clients.

Solution : Créer l'engouement pour l'événement. Les invités à un événement veulent être impressionnés et captivés. Après ou pendant une longue semaine de travail, un peu d'excitation maintient les invités alertes et intéressés pendant un événement. Malheureusement, bien que cette tâche puisse sembler facile, retenir leur attention est l'un des plus grands obstacles de toute l'industrie de l'organisation d'événements. L'une des meilleures façons de commencer est de créer un décor intime et inclusif. Si vous présentez un exposé, interrompez votre prestation par des activités qui intègrent le public, des vidéos et des graphiques intéressants qui transmettent facilement vos informations. Votre événement a-t-il déjà pris une mauvaise tournure ? Si vous craignez de perdre l'attention de vos invités, sachez que tout n'est pas perdu. La création d'un plan d'action avant votre événement, avec un plan d'escalade intégré, vous aidera à surmonter les brefs moments d'ennui et ouvrira la voie à un événement réussi.

Problème : Météo peu coopérative.

Solution : Prévoir des fournitures de secours. Les conditions météorologiques défavorables sont l'un des moyens les plus rapides de perturber un événement. Bien qu'une tempête de neige ou un ouragan puisse certainement mettre fin à un événement rapidement, se préparer à de légères chutes de neige, à une chaleur extrême ou à une averse est aussi simple que de faire ses devoirs et d'avoir des fournitures à portée de main. Par exemple, si une vague de chaleur est prévue, distribuez des bouteilles d'eau de marque, des serviettes et des lunettes de soleil. N'oubliez pas de distribuer des tapis et peut-être même du chocolat chaud lors d'une soirée enneigée et un jour de pluie peut être compensé par des parapluies et des ponchos de marque - les invités apprécieront votre prévoyance et le changement de temps vous donne l'occasion de vous faire connaître grâce aux fournitures gratuites.

Problème : Le nombre de participants est trop élevé.

Solution : Préparez des techniques de contrôle des foules. Si votre événement est suffisamment important pour nécessiter des techniques complexes de contrôle des foules, vous pouvez vous féliciter d'avoir fait du bon marketing ! Après tout, il n'y a pas de mauvaise publicité et le fait de refuser du monde ne fait que rendre votre événement plus attrayant, ce qui pourrait garantir une participation future. Bien qu'une foule nombreuse soit certainement excitante, il est important de comprendre les dangers liés à la présence d'un trop grand nombre de personnes dans une même zone et, par conséquent, un certain degré de contrôle sera nécessaire pour assurer la sécurité de vos invités. Les stratégies d'adaptation qui permettent d'organiser une foule nombreuse comprennent des zones délimitées par du ruban adhésif, des épaules dans les couloirs et des applications mobiles qui indiquent le nombre de personnes qui prévoient d'assister à chaque groupe de discussion, conférence ou présentation. La mise en place de ces plans ne créera pas seulement un environnement sans stress pour la coordination, mais elle augmentera également la confiance de vos invités dans la planification et l'attention portée à leur bien-être.

Problème : espace limité et disposition difficile.

Solution : Créez des plans détaillés de votre espace pour vous assurer qu'il est confortable. Un petit espace peut donner aux participants l'impression d'être à l'étroit, tandis qu'une grande salle peut sembler stérile et ennuyeuse. Tout le monde apprécie de pouvoir respirer et, bien que ces événements impliquent un certain degré de socialisation, le fait d'être serré et de disposer d'un minimum d'espace personnel peut créer des situations inconfortables, voire agressives, pour vos invités. La création d'un espace qui intègre votre thème et donne aux invités la possibilité de se mélanger sans se sentir contraints demande un peu de temps et de planification, mais le bon espace événementiel contribuera à créer ce sentiment. Veillez à visiter votre espace bien à l'avance pour vous assurer que vous avez le meilleur thème et le meilleur décor pour l'utiliser efficacement.

Chez McVeigh Global Meetings and Events, nous aimons les défis et nous avons toujours un plan B pour résoudre les problèmes courants liés à l'organisation d'événements. Contactez-nous dès aujourd'hui au 212-316-0052, et nous vous dirons exactement comment nous pouvons vous aider à organiser votre prochain événement.