DÉFI :
Environ un mois avant l'événement, il n'était plus possible d'organiser le World Cargo Symposium à la destination initiale en raison de Covid. L'événement avait déjà été reporté, de sorte que les prochaines étapes comportaient un risque financier et de réputation important. La sécurité devait rester un facteur décisif dans la décision. MGME a évalué les scénarios possibles et a procédé à une évaluation des risques afin de recommander une solution à notre client.
SOLUTION :
Le client a suivi la recommandation de MGME d'organiser l'événement dans un autre pays. Cela signifiait qu'il fallait tout reprendre à zéro - trouver un nouveau lieu et signer un contrat, trouver de nouveaux fournisseurs, communiquer les changements et les prochaines étapes à toutes les parties concernées (participants, sponsors, exposants) et s'assurer que toute la logistique était en place. Trouver et travailler sur tous les arrangements avec une société de gestion d'expositions a peut-être été l'une des plus grosses contraintes de temps, car la plupart des événements finalisent les commandes d'expositions un mois avant et ne commencent pas à peine le processus.
MGME a déplacé l'événement à Dublin car la destination était bien située pour la plupart des délégués, la facilité de voyage avec les restrictions de Covid à l'époque, et l'attention sérieuse portée à la mise en œuvre du protocole de sécurité de Covid. MGME connaît bien le lieu, le Convention Center Dublin, et notre équipe était convaincue que notre client serait en mesure d'organiser un événement réussi dans un délai aussi court. Il s'agissait du premier événement international organisé par le Convention Center pendant la pandémie, en raison de ses réglementations strictes en matière de Covid, étant donné qu'il s'agit d'une entité gouvernementale de Dublin. L'équipe MGME a donc été réunie pour relever le défi de l'exécution de tous les produits livrables à un rythme rapide et effréné.
L'exécution en toute sécurité de cet événement avec les politiques strictes de Covid (preuve de vaccination, distanciation sociale et port de masque) a ouvert les yeux de notre client à des possibilités qu'il n'avait jamais imaginées. Bien que l'événement ait été plus petit qu'un événement pré-Covid typique, les personnes présentes en direct étaient les plus hauts responsables. Les délégués étaient heureux d'avoir pu rencontrer leurs véritables cibles.
