EN BREF : Plus de 600 opticiens, pharmaciens, fournisseurs partenaires et cadres se sont réunis à Toronto pour la conférence annuelle et le salon des fournisseurs. Des participants de partout au Canada ont participé à des séances d'affaires, obtenu une accréditation de formation continue, visité des présentations de produits et rencontré des fournisseurs clés.
DÉFI : En 2025, le défi de cette année était de combiner un cycle de planification court de 45 jours et une restructuration de la conférence avec deux événements se déroulant simultanément sur une période de quatre jours, dont l'ordre du jour se chevauchait. Pour ajouter à la complexité, le client a fait appel à de nouveaux fournisseurs, ce qui a nécessité diplomatie et partenariat entre les organismes pour assurer le succès de l’événement.
Budget : le budget comportait un certain nombre de restrictions, le court cycle de planification ayant une incidence sur les contrats, les paiements et les acomptes dus à divers fournisseurs.
Les participants étaient logés dans plusieurs hôtels et un plan de transport détaillé était nécessaire pour faciliter leurs déplacements.
Compte tenu de la diversité et de la multiethnicité du public, la conférence coïncidait avec le ramadan. De nombreux participants musulmans ont observé le jeûne du lever au coucher du soleil, ce qui a entraîné des ajustements d'horaires pour les repas et d'éventuels problèmes médicaux. Assurer un environnement inclusif et solidaire pour tous les participants était une priorité absolue.
SOLUTION : MGME a déployé une équipe expérimentée sur place pour faciliter un cycle de planification court, complexe et en constante évolution. MGME a proposé une approche hautement adaptable qui a facilité la supervision du client et l'intégration de nouveaux fournisseurs au processus de planification.
MGME a agi comme une extension de notre client et s'est concentrée sur les besoins en constante évolution de la conférence. Avec des ateliers supplémentaires, des présentations de produits et des demandes quotidiennes immédiates, MGME a répondu à chaque demande avec une attitude "allons-y !" tout en s'efforçant de minimiser les coûts inutiles et les difficultés logistiques. L'objectif était d'offrir une expérience exceptionnelle aux participants à chaque étape du processus.
