Réimaginer le voyage aérien de groupe : La solution plus intelligente de MGME pour la billetterie d'entreprise
La coordination des voyages aériens pour les événements d'entreprise, les programmes de motivation et les réunions internes est depuis longtemps l'un des domaines les plus complexes - et les plus sujets aux erreurs - de la logistique événementielle. Avec des milliers de voyageurs, des dizaines de niveaux d'approbation et des règles de réservation dynamiques, de nombreuses organisations se retrouvent submergées par l'inefficacité, les dépassements de coûts et la frustration des voyageurs.
McVeigh Global Meetings and Events (MGME) a entrepris de changer cela. En concevant et en mettant en œuvre une solution de billetterie aérienne moderne et évolutive, alimentée par monday.com et AMGiNE, MGME a transformé la façon dont les voyages d'affaires à grand volume sont gérés.
Ce système propriétaire rationalise les approbations, automatise les processus, protège les données sensibles et accélère la billetterie, tout en réduisant les besoins en personnel et les plaintes des voyageurs.
La solution MGME
Au cœur de la solution MGME se trouve une intégration entre monday.com, lehub opérationnel, et AMGiNE, une plateforme de sourcing de vols et de billetterie pilotée par l'IA.
Grâce à des flux de travail intelligents, des tableaux de bord en temps réel et une automatisation intelligente de la billetterie, MGME s'assure qu'aucune demande de voyage n'avance sans avoir été entièrement vérifiée et approuvée. Le système est conçu pour favoriser la collaboration entre les départements tout en réduisant la charge de travail manuelle et en améliorant le service aux voyageurs.
Aperçu du processus
Le processus de billetterie aérienne de groupe de MGME suit une progression structurée conçue pour éviter les désabonnements, minimiser les erreurs et garantir des réservations précises et en temps voulu.
- Inscription - Les voyageurs soumettent leurs données par le biais d'une plateforme d'inscription sécurisée.
- Importation Monday.com - MGME synchronise les données les plus récentes pour commencer l'examen du statut.
- Routage des approbations - Les voyageurs qui ont besoin d'une approbation de la part d'un invité ou d'une politique sont marqués pour un suivi.
- Révision automatisée du statut - Les voyageurs qui n'ont pas besoin d'approbation sont marqués "Prêt pour la billetterie" et traités immédiatement.
- Transfert vers AMGiNE - Les dossiers des voyageurs approuvés sont transférés vers la file d'attente de billetterie d'AMGiNE.
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Livraison et sélection des options de vol- AMGiNE génère et livre aux voyageurs des options de vol conformes à la politique.
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Réservation et confirmation- Les agents MGME confirment les réservations dans Sabre. Les détails des PNR et des itinéraires sont synchronisés avecmonday.com et la plateforme de l'événement.
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Rapports - Les tableaux de bord de monday.com et les journaux d'AMGiNE fournissent une visibilité en temps réel sur la progression de la billetterie, les statuts des voyageurs, les approbations en attente et les performances des agents.
Les étapes de la billetterie en détail
Étape 1 : Inscription du voyageur
Un formulaire d'inscription sécurisé recueille toutes les informations nécessaires sur le voyageur, y compris les informations sur l'invité.
Étape 2 : Vérification du statut sur monday.com
Les données importées sur les voyageurs sont examinées à l'aide de filtres automatisés qui les trient :
- Dérogations au budget des billets d'avion
- Demandes de nuits intermédiaires
- Approbation des invités (si nécessaire)
- Critères spécifiques au client saisis lors du processus d'inscription
Le flux de travail d'approbation dans monday.com est personnalisé en fonction des critères d'approbation et du processus de chaque client.
Étape 3 : Acheminement, escalade et gestion des approbations
Les voyageurs nécessitant un examen se voient attribuer une catégorie d'escalade. Des automatismes informent le membre de l'équipe MGME concerné et les parties prenantes du client.
Étape 4 : Suivi des approbations et envoi de messages
Des courriels automatisés demandent aux voyageurs de fournir les documents requis (p. ex. lettres d'éthique, approbations de l'employeur), tandis que les approbateurs peuvent se connecter pour examiner et approuver les demandes via monday.com.
En outre, des messages automatiques sont déclenchés en fonction de l'état de la billetterie, informant le client, le voyageur, l'équipe chargée du transport aérien et le personnel chargé des opérations de tout changement. Toutes les parties prenantes sont ainsi informées en temps réel et peuvent agir en conséquence.
Des vues personnalisées sont créées pour chaque étape clé du processus de billetterie - Examen de l'enregistrement, Approbation requise, Prêt pour la billetterie, Mise en attente des modifications et Escalades - afin que le personnel puisse concentrer son attention sur les enregistrements nécessitant une action, garantissant ainsi une résolution rapide et précise.
Étape 5 : Options de vol AMGiNE
Une fois approuvé, le profil du voyageur est synchronisé avec AMGiNE, qui génère immédiatement des options de vol conformes à la politique de l'entreprise. Ces options peuvent être envoyées directement au voyageur pour une sélection et une approbation automatisées ou être acheminées vers un agent de voyage pour une expérience plus personnalisée.
Étape 6 : Livraison des options de vol et sélection des billets
Les voyageurs sélectionnent un vol, recherchent d'autres options ou demandent l'assistance d'un agent via l'interface du voyageur.
Les interfaces d'application et les communications par courriel sont personnalisables selon les normes dela marque .
Étape 7 : Réservation et confirmation de l'expérience de l'agent
Les vols sélectionnés sont réservés dans Sabre. Les données de réservation sont synchronisées entre les plateformes et les confirmations de voyage sont envoyées au participant.
Étape 8 : Rapports
Les tableaux de bord demonday.com et les journaux d'AMGiNE fournissent une visibilité en temps réel sur la progression de la billetterie, les statuts des voyageurs, les approbations en attente et les performances des agents.
Résultats et indicateurs clés de performance
La solution de MGME a été testée dans le cadre de programmes d'incitation à grande échelle et a permis d'obtenir des résultats probants en termes de rapidité, de précision et d'efficacité. Sur la base d'un groupe de 2 000 voyageurs-
Ces améliorations ont permis non seulement d'accroître les performances opérationnelles, mais aussi d'améliorer l'expérience des voyageurs, de réduire le stress des clients et de minimiser les risques budgétaires.
Autres avantages
- Rapports en temps réel pour les clients
- Amélioration de la communication dans le processus d'approbation
- Automatisation des tâches permettant à l'équipe de se concentrer sur les participants
- Réduction du taux de désabonnement et de la frustration des voyageurs
- Livraison plus rapide d'options de vol personnalisées
- Rationalisation du processus d'approbation des gagnants et des invités
- Traitement sécurisé des données des voyageurs sur l'ensemble des plateformes
- Communication centralisée via des plateformes intégrées
- Élimination des erreurs de saisie manuelle
- Conformité avec les politiques en vigueur grâce à des itinéraires automatisés
- Service personnalisé grâce à l'assistance d'un agent en cas de besoin monday
- Voies d'escalade intégrées à monday.com pour les approbations de haut niveau . com
- Supervision consolidée des réservations aériennes pour les invités et les gagnants
- Prévention proactive des problèmes grâce à l'automatisation des processus
- Libre-service flexible pour les voyageurs avec garde-fous intégrés
- Amélioration de la confidentialité des données grâce à des restrictions au niveau du terrain
- Expériences personnalisées grâce à l'IA
Sécurité des données et conformité
Le système MGME a été conçu en tenant compte de la sécurité des données et de la conformité au niveau de l'entreprise :
- Intégrations API et GDS sécurisées: Protection des champs sensibles tels que la date de naissance, le sexe, le passeport et l'adresse électronique.
- Contrôles d'accès: Limitez la visibilité des données sensibles aux seuls utilisateurs autorisés. 6/7 : Chaque action est enregistrée, de l'approbation à l'émission du ticket.
- Pistes d'audit: Chaque action est enregistrée, de l'approbation à l'émission du ticket.
Ainsi, tous les flux de données sont conformes, traçables et protégés, ce qui permet aux clients d'avoir l'esprit tranquille.
Perspectives d'avenir
MGME continue d'innover et l'automatisation complète par l'intégration API avec les plateformes d'enregistrement et les systèmes GDS est en cours. Ces mises à jour devraient permettre
- Améliorer les temps de réponse de la billetterie de 33 %.
- Permettre des rapports et des prévisions en temps réel pour toutes les facettes de l'événement.
Conclusion
La solution de billetterie aérienne de MGME pour les événements d'entreprise et les programmes à grande échelle a redéfini ce qui est possible dans la logistique des voyages de groupe. Avec monday.com et AMGiNE travaillant en tandem, le système offre un contrôle, une précision et une rapidité inégalés, tout en gardant l'expérience du voyageur au premier plan.
Que vous planifiez pour 100 ou 5 000 voyageurs, la solution de MGME garantit que chaque billet réservé est opportun, précis et conforme à la politique de l'entreprise.
Contactez MGME dès aujourd'hui pour planifier une démonstration ou pour savoir comment nous pouvons transformer votre prochain événement.
